Diseño y Gestión de Proyectos Sobra la Administración de Desastres

Introducción

La elaboración y ejecución de un proyecto supone una serie de procesos por los cuales se debe pasar para alcanzar exitosamente su propósito dentro y fuera de la organización. Cumplir con todos y cada uno de ellos al pie de la letra, facilita y mejora la manera en la que serán llevados a cabo aquellos pasos que garantizarán el logro de los objetivos establecidos por las personas involucradas. 

Por esta razón, es de gran importancia tomar en cuenta uno o varios métodos de análisis factible, que ayude a establecer cierto orden en la ejecución de las ideas, ya que al plantearse la formulación de algún proyecto, efectuar las acciones sin antes estipular aspectos básicos como la misión y la visión que posee o las debilidades y amenazas que ponen en riesgo su elaboración, se puede decir que éste estaría destinado al fracaso, puesto que sin manejar estos elementos no se estaría preparado para cualquier inconveniente que pueda surgir.

Además de esto, conocer que tan viable, rentable y sostenible puede ser dicho proyecto para los implicados, y así mismo su entorno, es uno de los objetivos principales que cualquier organización, sea grande, pequeña o mediana, debe trazarse para dar respuesta a la adaptación o finalización del mismo.

Desarrollo.

La situación objetivos del proyecto de administración de desastres. Objetivos y metas. Población beneficiaría.

Administración de desastres el cuerpo de las políticas, decisiones administrativas y actividades operacionales dentro de las diferentes etapas del desastre, en todos sus niveles. También puede definirse como el conjunto de disposiciones, medidas y acciones destinadas a la preparación, respuesta y rehabilitación de la población ante desastres.

Está sustentado en el conjunto de conocimientos, medidas, acciones y procedimientos, que, juntamente con el uso racional de recursos humanos y materiales, se orientan hacia el planeamiento, organización, dirección, ejecución y control de las actividades que permitan evitar o reducir los efectos de los desastres sobre la población y la infraestructura de servicios y productiva.

Objetivos de la Administración de Desastres

Los objetivos de la administración de desastres son:

• Reducir o evitar las pérdidas humana es, físicas y económicas sufridas por individuos, por la sociedad o por todo el país.
• Reducir el sufrimiento de las personas.
• Acelerar la recuperación.
• Cuando se asiste a los refugiados o a las personas desplazadas, un cuarto objetivo es dar protección a las víctimas o personas cuyas vidas o propiedades están amenazadas por el conflicto armado, problemas tribales, persecuciones religiosas, etc.

Los recursos para desarrollar el proyecto.

Los recursos son todos aquellos que influyen en la organización para realizar o materializar labores que respaldan un objetivo. Estos recursos necesarios para el proyecto son manifestados en la investigación inicial, que expone como se desarrollará el proceso, la realización de los productos y todo aquello que se requiere en función del objetivo a alcanzar.

Ahora bien, es preciso determinar los recursos y componentes necesarios individualmente, por lo tanto se diseña el plan de recursos ya que cuya función es cuantificar los mismos detalladamente, este consta de una lista que muestra los principales recursos en grupos, es decir, los que se requieren para cada tarea ya sea en la planificación o ejecución del proyecto; esta puede dividirse en categorías como mano de obra, equipos o materiales y a su vez un cronograma dentro de las categorías que identificarán los periodos de tiempo en los que se necesitan dichos recursos, ya sea por día, semana o mes.

Tipos de recursos en un proyecto: ¿Cuáles son los indispensables para el proceso de ejecución?

Además de las categorías anteriormente expuesta existe una clasificación que sirve para definir los tipos de recursos en un proyecto de acuerdo a su naturaleza, los cuales son:

• Físicos: también llamados tangibles, son aquellos que abarcan: instalaciones, oficinas, almacenes, terrenos, centros de distribución, maquinaria, equipos y herramientas. Algunos de estos recursos requieren una gran inversión y su vida es prolongada, en cambio otros son con una inversión inferior y su permanencia en el tiempo es menor.

• Humanos: se refiere al capital humano al servicio del proyecto; cada integrante del equipo posee conocimientos, talentos y tareas específicas que en suma promueven el logro de las metas trazadas.

• Know how: esta categoría de recursos abarca la propiedad intelectual o el conocimiento que maneja la organización para llevar adelante sus objetivos, abarca las patentes, información confidencial y general de la organización, metodología, técnicas o software utilizados.

• Relaciones y contactos: se trata de los vínculos y conexiones que posee la organización. Se cuentan los que tiene sus proveedores, distribuidores, socios, colaboradores y clientes.

• Financieros: corresponde al capital financiero de la empresa, es decir, fondos bancarios, dinero en efectivo y aquel proveniente de operaciones. Si el proyecto no pertenece a la empresa directamente, sino que se desarrolla para un cliente, igualmente se trata de recursos que pueden apoyar o no el alcance una meta determinada.

Para lograr el mejor rendimiento de los recursos en nuestro proyecto este debe ser óptimo desde que inicia hasta que culmina es decir, desde la etapa de la planificación hasta la ejecución del proyecto ya que es la guía en el desarrollo del sistema operativo, los planes y procesos para la innovar incluso la adquisición de recursos; para aprovechar y lograr la optimización de los recursos las siguientes recomendaciones son de gran utilidad:

• Exteriorizar el costo real de los recursos y tener en cuenta que puede haber variaciones a lo largo del proyecto.

• Evaluar y calcular los costos de los recursos materiales y humanos por separado, y así compensar o premiar el esfuerzo del recurso humano.

• Diferenciar continuamente el consumo planificado de los recursos materiales expuestos en el cronograma con la realidad, analizando los gastos que se tienen en materia a lo largo de la ejecución del proyecto.

• Examinar y determinar los cambios que exige la planificación con respecto a los recursos para tomar decisiones que permitan corregir cualquier inestabilidad.

• Detallar con informes usuales los recursos según su uso, cantidades, requerimientos y costos, para efectos de supervisión.

• Mantener al tanto al equipo sobre los datos arrojados en estos reportes para promover la consciencia, la importancia y el uso justo de los mismos.

• Afortunadamente, hoy es posible adquirir y utilizar herramientas tecnológicas que hacen del cálculo, estimación, supervisión y control de los recursos de un proyecto un procedimiento más preciso, simplificado y amigable.

• Lo que establecen los escenarios actuales del mercado para las empresas en el campo en este caso en materia turística. Esta herramienta permite al equipo de trabajo estar informado sobre cada evento referente a estos asuntos. Asimismo, resultan ser tan eficientes que hacen posible determinar cuánto presupuesto se ha utilizado y para qué.

• Efectuar una relación de las actividades con respecto a los plazos de tiempo. Esto, prioriza tareas y minimiza posibles errores.

• Examinar la base de recursos disponibles. Cómo se gestionan y se relacionan esos recursos disponibles dentro de la organización.

• Comprobar cuáles de los recursos que faltan o están carentes para la puesta en marcha del proyecto.

• Evaluar cuáles estrategias se asumirán para completar los recursos necesarios para materializar el proyecto.

• La determinación de los recursos necesarios para un proyecto debe contemplar un margen de flexibilidad que considere la evolución del proyecto, el comportamiento del entorno y, de ser el caso, las decisiones del cliente.

Organización del proyecto

La identificación y análisis de los factores relevantes para la organización del proyecto, corresponderá a cinco agrupaciones o categorías interrelacionadas entre sí, ellas son:

• Participación de los directivos y su equipo en la organización del proyecto en general

• Relación con la organización permanente de la empresa

• Características propias del proyecto en cuestión

• Análisis de fortalezas, debilidades y participación de terceros

• Costes incrementales o marginales.

Ciertamente, el éxito de un proyecto está determinado por el logro de los objetivos por su extensión, tiempo, costos y calidad. No obstante, alcanzar la meta con respecto a la administración de los recursos depende de la herramienta que se utilice, es fundamental que la organización cuente con una herramienta que se alinee con su estructura, dimensión, objetivos y los fondos que tengan destinados para adquirirlos; lo que impulsará en buen manejo del proyecto a implementar.

Factibilidad de los proyectos.

Se entiende por factibilidad a las probabilidades de éxito con las que cuenta un proyecto, es decir, aquellas posibilidades de llegar a realizarse y cumplir con los objetivos y las expectativas que tenga la organización.

Realizar un estudio de factibilidad en cualquier proyecto, supone un paso muy importante en el proceso de elaboración y ejecución del mismo, ya que permite la obtención de un diagnóstico previo a los resultados que se esperan obtener y respuesta a preguntas como: ¿es viable?, ¿se puede avanzar?, ¿hay que abandonar el proyecto?, ¿qué resultados podemos obtener a corto, mediano y largo plazo?

Factibilidad financiera

Se refiere al análisis general capaz de calcular la cantidad de fondos que se necesitan para llevar a cabo el proyecto que se tiene en mente, además de determina la viabilidad y rentabilidad económica que podría tener la materialización del mismo. Este estudio es de verdadera importancia dentro del proceso de elaboración, ya que sin él no se puede proceder a la preparación de un plan detallado sobre cómo se implementará y se administrará el proyecto con éxito (plan de negocios).

Fuente de financiamiento nacional e internacional

Se conoce como financiamiento al conjunto de formas por las cuales una empresa obtiene recursos económicos que son necesarios para mantener el funcionamiento de la misma o simplemente llevar a cabo un cabo pequeños proyectos a largo plazo. Cabe destacar que, este mecanismo es utilizado al momento de aspirar el fundar alguna empresa, negocio o sencillamente llevar a cabo un cabo un proyecto. En cuanto al financiamiento nacional e internacional, se hace referencia a la solicitud de un préstamo financiero a organismos competentes en el asunto para mantener el buen crecimiento y desarrollo en la organización, y así mismo, contribuir a la economía del país; como por ejemplo: El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en materia internacional y el Programa de Asistencia Integral a las Pequeñas y Medianas Empresas (PAIPYME) en materia nacional respectivamente.

La negociación de los proyectos

Es la presentación del proyecto que se ofrece delante de posibles inversores para captar su atención y llegar a la mediación de un acuerdo en donde ambas partes se vean beneficiadas con la materialización de dicho plan. En esta etapa, se expone el proceso de elaboración y por consiguiente el proceso de ejecución que supone la elaboración materializada del mismo, es decir, se manifiestan aspectos como: visión y misión, viabilidad y rentabilidad, objetivos propuestos, cronograma de actividades, presupuesto, recursos materiales y humanos, alcance, riesgos, entre otros; con la finalidad de conseguir su participación y financiamiento en el logro exitoso del propósito general de la organización.

Control de los proyectos.

Los proyectos deben ser controlados con ciertos elementos, como la organización de las etapas, el seguimiento, la evaluación y el liderazgo proactivo. Es lo esencial que se requiere para controlar minuciosamente cada función o acción en la planificación estratégica y a continuación se explica de forma detallada lo más vital para dicho control.

Seguimiento y evaluación de los proyectos

Todo proyecto debe ser revisado y supervisado, lo que quiere decir, que cada etapa desde el primer paso hasta el último, supone contar con el seguimiento respectivo que sirve para mantener al tanto a los involucrados del proyecto, sobre el accionar, los percances, los avances, y en general, todo lo relacionado a éste, para constatar que se esté llevando a cabo de la manera correcta. El seguimiento es básicamente la observación de todo el proceso a fin de cerciorar su adecuada implementación en el sitio o comunidad de escogencia, en otras palabras, garantizar la práctica de lo plasmado en el escrito a base de los objetivos expuestos.

En cuando a la evaluación, se hace hincapié en el resultado de tan importante implementación. Es evidente que los proyectos son planes que buscan el bienestar de alguna forma en alguna comunidad y por algún motivo específico que perjudica en ella. Pero claramente, no siempre se logra el objetivo. En ocasiones se obtienen resultados provechosos y en otras no, y de eso se encarga la evaluación del proyecto, arrojar la consecuencia, positiva o no, del plan inicial. Cabe destacar que el seguimiento es vital para los buenos resultados de la evaluación, ya que la buena práctica conlleva a la gran meta propuesta.

Diseño de indicadores

Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza. Generalmente estos indicadores se miden por porcentaje, y algunos de los más utilizados son los siguientes:

Indicadores de gestión

Los cuales se enfocan en los datos porcentuales del monitoreo del proceso y las actividades con el objetivo de lograr las metas.

Indicadores de resultado o producto

Relacionan los bienes y servicios generados por la acción de formación; resultan de las actividades de transformación de los insumos y generan un incremento en los productos aplicables a la formación.

Indicadores de efecto

Se refieren a las consecuencias inmediatas de la formación y desarrollo de competencias sobre las personas, las empresas o la sociedad. Representan el encuentro de las acciones formativas, con la demanda de los participantes.

Indicadores de impacto

Representan el cambio esperado en la situación de los participantes una vez que la formación se lleva a cabo. Usualmente se pueden medir en períodos de mediano o largo plazo debido a que se requiere un lapso, para que se puedan medir el mejoramiento de los ingresos, las condiciones de trabajo, la empleabilidad y los demás impactos mencionados en el eje 1 “Contexto”.

Gerencia del proyecto

La gerencia del proyecto no es más que la gestión del mismo. Se debe trabajar en equipo, pero al mismo tiempo es ideal la asignación de tareas compartidas, o su distribución. También se considera la escogencia de un líder para la coordinación y dirección eficaz de todas las partes y etapas, con el objetivo de esclarecer metas individuales para logras las metas comunes del proyecto. Este punto facilita la creación del escrito y la implementación de la planificación.

Conclusión

En la actualidad existen múltiples formas de hacer que todas las ideas que surgen de la mente se materialicen de una manera exitosa y satisfactoria. Uno de los métodos implementados, es la elaboración y ejecución de proyectos que sean capaces de lograr un impacto micro o macro para la sociedad.

El querer marcar una huella con la suficiente fuerza, supone el conocer y manejar de una forma concreta e inequívoca todos aquellos modos en los que se sintetiza el proceso de la materialización de un proyecto. Es por ello que es fundamental el saber las partes que componen dicho proceso, ya que garantizará el logro de los objetivos inicialmente plasmados y de esta forma, causar cambios significativos en la vida de los afectados directos.