Gestión de Recursos Humanos: El Beneficio de Los Sistemas de Información RH

Introducción

En el pasado el departamento de recursos humanos era poco valorado, hoy en día las organizaciones se han dado cuenta de que el recurso mas valioso que tienen son sus colaboradores pues ellos son los directos responsables de que las organizaciones alcancen sus objetivos.

Es por ello que, aunque una organización posea una excelente infraestructura, una buena calidad de productos no es suficiente si su personal no esta bien atendido es entonces donde el departamento de recursos humanos debe tomar acción y hoy en día la tecnología a facilitado mas esta labor, mediante el uso de los Sistemas de Información de Recursos Humanos que han ayudado a humanizar esta área tan importante para cualquier organización.

Los componentes de estos sistemas de información les permite automatizar todos los procesos principales de recursos humanos, cumplir los requisitos legales y ofrecer unas prestaciones de servicio consistentes a una plantilla global. Por eso, se valen de todas aquellas herramientas y software para la gestión de recursos humanos, para facilitar el seguimiento y control de todo lo concerniente a los colaboradores.

En este trabajo abordaremos los componentes que usan estos sistemas de información en el campo de los recursos humanos como lo son los componentes de información, donde se almacenan todos los datos, los componentes físicos que sirven para hacer la conexión entre los usuarios y los datos para luego analizar los procesos.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RH

BASE DE DATOS

Una base de datos de empresa es un soporte informático en el que se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible.

FUNCIONES DE LA BASE DE DATOS

• Establecer qué departamento necesita incrementar su personal con un clic
• Conocer cuál es el perfil perfecto para un este puesto de trabajo,
• Identificar quién merece ser promocionado dentro de la empresa…
• Estas son algunas de las funcionalidades que permite la base de datos de empresa aplicada al área de Recursos Humanos.

 

DONDE SE ENCUENTRA LA BASE DE DATOS

Esta información está alojada digitalmente en un servidor, de modo que cualquier miembro de la empresa (según los accesos que se les otorguen) puede consultar los datos a través de distintos programas informáticos. Todo ello, el soporte, el servidor y las herramientas de consulta, componen el sistema de información.

IMPORTANCIA DE LA BASE DE DATOS

A nivel de Recursos Humanos, la base de datos de empresa es un elemento esencial para el desarrollo correcto de su misión, ya que va a permitir a los responsables de este departamento organizar de una forma ágil y efectiva toda la información que tienen de los empleados y el clima laboral, evaluarla y desarrollar una planificación en función de las necesidades que detecten.

QUE CONTIENE LA BASE DE DATOS

• Registro de personal: contiene todos los datos sobre los trabajadores (edad, antigüedad en la empresa, salario, habilidades, contacto, situación familiar…)
• Registro de cargos: refleja el organigrama de la compañía, especificando las funciones y puestos que ocupa cada colaborador.
• Registro de secciones: muestra las diferentes áreas de la organización y los miembros que forman parte de cada una de ellas.
• Registro de remuneración: incluye los datos relativos a los salarios e incentivos que perciben los empleados y directivos.
• Registro de actividades: recoge la información relativa a las distintas iniciativas en las que ha participado cada trabajador (programas, proyectos, formación…).

 

BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN

• Agiliza el trabajo. Al estar almacenadas digitalmente, la información recogida puede compararse en tiempo real a través de algoritmos preestablecidos, ahorrando tiempo a los profesionales de RRHH, reduciendo el gasto en papel y material de oficina y reduciendo los errores que un cálculo manual conllevaría.
• Facilita la interconectividad. Su alojamiento en la red posibilita que cualquier persona con acceso pueda acceder a la información desde cualquier punto y momento.
• Permite visibilizar el talento. Gracias a esta herramienta, los responsables del capital humano pueden conocer qué trabajadores tienen más potencial y en qué áreas, lo que permite generar políticas de promoción o redistribución de la plantilla optimizadas.
• Contribuye a identificar a los líderes. En el mismo sentido, una evaluación de los datos registrados en el base de datos dará a conocer las habilidades de liderazgo de los diferentes trabajadores.
• Determina las necesidades laborales. Con este soporte, las empresas pueden descubrir de forma sencilla qué áreas necesitan ser reforzadas o cuáles son los puestos de trabajo que se necesitan cubrir, contribuyendo a establecer un plan de contratación que responda a las demandas reales y definiendo el perfil adecuado en los procesos de reclutamiento y selección de personal.
• Fomenta la satisfacción de la plantilla. Dado que las decisiones a nivel de personal se basan en un análisis objetivo de los datos, los profesionales sentirán que las medidas adoptadas son más justas y equitativas, por lo que estarán más satisfechos y motivados.
• Mejora la rentabilidad de la compañía. Todas estas ventajas suponen, como consecuencia, un mejor funcionamiento del departamento de Recursos Humanos que se traduce en un incremento de los beneficios económicos de la organización.

 

DISPOSITIVOS FÍSICOS

Computadoras

Son el principal elemento utilizado en toda empresa, esta a su vez en cada departamento. Es una máquina de funcionamiento electrónico, capaz de procesar datos a gran velocidad y en grandes cantidades, convirtiéndolos en información útil que luego será representada en términos convenientes (analizables, comprensibles) por un operador o usuario humano.

Normalmente reciben y emiten información a través de diferentes mecanismos y protocolos, ya sea que sean empleadas en solitario, o que se las intercomunique a través de una red.

Este dispositivo utilizado en recursos humanos contiene información completa del personal que labora en una empresa determinada, además de a la hora de reclutar al personal analizando el perfil de los futuros colaboradores.

Celulares

Un celular es un artefacto que sirve para comunicarse de forma móvil. La tecnología consiste básicamente en antenas distribuidas en un área de cobertura que interactúan con el artefacto, enviando y recibiendo señales con el mismo. Los celulares significaron una verdadera revolución en el área de las comunicaciones, otorgando facilidades a la hora de mantenerse conectado con distintos contactos. No obstante, estos artefactos cambiaron enormemente con el paso del tiempo, incorporando nuevas funcionalidades, aumentando la autonomía y finalmente siendo cada vez más portables. Últimamente, se han transformado en verdaderas piezas de tecnología avanzada, con una enorme cantidad de aplicaciones además de la típica comunicación mediante voz.

Los gerentes de recursos humanos lo utilizan para informar de manera informal alguna situación o información por ejemplo el horario o el turno en que trabajarán.

Reloj Biométrico de huella digital

Los relojes biométricos son relojes de control que permiten recabar la información personalizada de cada usuario mediante un lector digital.

Los relojes biométricos que aplican la tecnología por huella digital reconocen las características físicas e irrepetibles de las huellas dactilares de cada persona. El reloj biométrico mediante un sensor lee la huella y la coteja con la plantilla asociada en su memoria permitiendo en caso de validez la operación.

Estos tipos de dispositivos contienen en su base de datos la entrada y salida del personal que labora en una empresa, permitiendo a recursos humanos conocer el estado de cada uno y es de mucha importancia para este departamento que tiene un control sobre esto. En otras empresas estos dispositivos no solo registran la entrada y salido sino también la hora que van a dirigirse a tomar la hora de almuerzo.

ELEMENTO DEL PERSONAL

Operadores

Se entiende por operador u operadores a aquel trabajador que por lo general se encarga de realizar algún tipo de actividad relacionada con maquinarias o tecnología de cualquier modelo. Un operador es por lo general un rango relativamente bajo dentro de una empresa, institución o empleo ya que está a las órdenes de los superiores y desempeña más que nada actividades técnicas que implican repetición y destrezas físicas más que intelectuales o de organización. Dependiendo del tipo de operador del que se hable, sin embargo, puede variar la importancia del cargo.

Analistas

Los analistas de recursos humanos recogen y estudian la información relacionada con los trabajos, los problemas y los costos que afectan a sus empresas. Muchos analistas de recursos humanos utilizan los programas del sistema de información de recursos humanos. HRIS es un paquete de software que ayuda a estos profesionales a manejar sus datos de manera más eficiente y precisa. Los analistas de RRHH suelen ser obligados a tener una licenciatura en negocios o en recursos humanos. Las habilidades requeridas incluyen el análisis, la comunicación y las habilidades organizacionales. Tienen varias funciones clave en una organización pequeña.

Compilar la información

Algunos analistas de RRHH reúnen estadísticas sobre los salarios de los títulos de trabajo específicos. A continuación, trabajan con los directores de recursos humanos en el establecimiento de los rangos de salario para las posiciones abiertas. Otros pueden ser más especializados en la selección, las entrevistas y la contratación de nuevos empleados. Pueden analizar cuáles, en su caso, necesitan realizar pruebas de personalidad o de habilidades para seleccionar los mejores candidatos. Los analistas también pueden obtener información para el establecimiento de políticas y procedimientos de la compañía. Por ejemplo, un analista de RRHH especializado en compensaciones y beneficios puede garantizar que sus políticas de la empresa cumplan con ciertas leyes laborales, de acuerdo con StateUniversity.com.

Recopilación de datos

Los analistas de RRHH de una pequeña empresa pueden estar involucrados en la mejora de los programas de formación de los empleados o la determinación de su satisfacción en el trabajo. Ellos pueden realizar encuestas para obtener dicha información. Los analistas pueden entonces analizar los datos y recomendar formas para los administradores de la compañía para mejorar las relaciones laborales, la satisfacción laboral y la moral. Algunos analistas de RRHH pueden evaluar cuáles programas de formación son más eficaces para el desarrollo de las habilidades de los empleados. También pueden analizar los motivos por los cuales los empleados dejan la empresa y utilizar la información para aumentar la retención de los empleados

Programadores

Los Programadores desarrollan aplicaciones y programas informáticos, sirviéndose de las bases de un software existente para crear una interfaz para los usuarios con fines comerciales, profesionales o recreativos. Por lo general, estos profesionales prefieren especializarse en un área determinada, como aplicaciones móviles, diseño gráfico, videojuegos, programas financieros, entre otros.

Los programas y aplicaciones desarrolladas pueden ser diseñados para ser ejecutados para sistemas operativos Windows, Mac IOS o dispositivos móviles, por lo que gran parte de las empresas se enfoca en generar versiones compatibles con las distintas plataformas existentes en el mercado.

Usuarios

Es un usuario el individuo que utiliza o trabaja con algún objeto o dispositivo o que usa algún servicio en particular. Algunas empresas usan una red informática interna en que los usuarios pueden ingresar para editar su perfil o también si en algún momento desea días de vacaciones. Los Usuarios prácticamente son los colaboradores de la empresa.

PROCESOS LLEVADOS A CABO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN RH

• Organización del personal y planificación: Es donde se llevan a cabo las funciones para los diferentes puestos de trabajo que tenga la organización, ya sea a corto o largo plazo.
• Reclutamiento: Aquí se selecciona al personal adecuado para los puestos vacantes existentes en la empresa, estos pueden estar disponibles internamente o externamente.
• Evaluación y desempeño del personal: Esto se lleva a cabo para el registro de las horas extras, algún movimiento que se de en la planilla y además otras exigencias del puesto.
• Relaciones laborales: Se utiliza para promover la comunicación entre los empleados y la empresa, esto quiere decir estar al tanto de que todos sus colaboradores se desenvuelven bien y tengan un trato justo.
• Contratación del personal: Una vez seleccionado el personal ideal para el puesto se tramitan lo que son el contrato y la inscripción en la seguridad social.
• Gestión del proceso disciplinario del personal: Se encarga de comunicar lo que son los despidos y llevar a cabo lo que son las indemnizaciones correspondientes. También lo utilizan para dar a conocer las faltas que cometan los colaboradores.

 

CONCLUSIÓN

Para concluir podemos aportar que los sistemas de información RH es una herramienta que es utilizada en todas las organizaciones, con el fin de que estas ayuden a agilizar todas las funciones llevadas a cabo por el departamento de recursos humanos. Son sistemas seguros, utilizados por personal capacitado.

Estos componentes analizados no son los únicos pues existen cantidad de softwares que hacen su aporte en el manejo de personal, así como muchos mas son los dispositivos físicos que se utilizan, esto dependerá en gran parte por las necesidades que tenga cada organización y el tamaño de la misma.

INFOGRAFIA

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