Importancia del Control Interno en los Negocios

Introducción

El control interno se originó luego de la aparición de la contabilidad y su principio de partida doble en el siglo XV, pero no fue hasta finales del siglo XIX donde los hombres de negocios sintieron la necesidad de crear un sistema para controlar las tareas y funciones delegadas a su personal, es ahí que como consecuencia de ello nace el control interno, como una herramienta para controlar y prevenir fraudes y errores, mitigar riesgos y proteger sus intereses.

De acuerdo con lo anterior, el control interno surge como una actividad de la gestión gerencial, que cuenta con la participación de cada uno de los miembros de la organización para asegurar y comprobar que sus operaciones se desarrollen de manera efectiva para la consecución de los objetivos propuestos.

Desarrollo

En definitiva, el control interno es un proceso de carácter preventivo cuyo propósito es brindar una seguridad razonable de que las actividades organizacionales están encaminadas al logro de los objetivos y metas, así como garantizar el cumplimiento del marco jurídico aplicable y salvaguardar los recursos de la entidad”

Por otro lado, otro autor señala que el control interno es un proceso continuo, dinámico e integral, efectuado por los funcionarios de una entidad, que permite identificar y prevenir riesgos, irregularidades y actos de corrupción, coadyuvando a que la gestión sea más eficiente y transparente.

En este sentido, la importancia del control interno radica en que aplicando un buen sistema de control, independientemente del tamaño, misión o naturaleza de la empresa, tendrá gran impacto en el funcionamiento de sus actividades, siendo fundamental que su diseño e implantación sea de conocimiento de todo el personal debido a que gracias a ellos es posible el desarrollo de la misma.

Además, un sistema de control interno responde a las necesidades de una organización, vela por la utilización eficaz y eficiente de sus recursos, garantizando el crecimiento de la entidad por medio del manejo fiable, ético e íntegro de sus operaciones.

Al hablarse del control interno como un proceso, hace referencia a una serie de acciones implementadas a todas las actividades dentro de la gestión e integradas a los demás procesos básicos de la misma, tales como: planificación, ejecución y supervisión . Dichas acciones, se encuentran incorporadas en las actividades empresariales y su correcta ejecución permitirán salvar los activos de la entidad, logrando así mejores resultados que día a día se van puliendo para cumplir con las metas propuestas por la alta dirección, y sobre todo los efectos de esas operaciones decisiones se ven reflejadas en la información financiera de la empresa, el cual servirá como una herramienta para tomar.

Así mismo, según Estupiñán (2015) la aplicación de un control en la organización garantizará el logro de objetivos direccionados en cumplir: a) la eficiencia y eficacia de las operaciones, b) confiabilidad en el sistema contable, c) protección de recursos, d) cumplimiento de leyes y normativas aplicables, y e) detección de desviaciones y prevención de errores.

Todos estos objetivos mejoraran la gestión financiera y administrativa de la empresa, mediante la aplicación de planes de control en los procesos básicos de la misma, con el fin de lograr la competitividad del negocio y que esta sea calificada positivamente por los entes de control por regirse a las leyes y regulaciones legales vigentes.

Además, el control interno está compuesto por cinco componentes: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión y monitoreo. Todos estos elementos ayudarán a minimizar de mejor forma el proceso a seguir para el manejo adecuado de las operaciones, teniendo en cuenta que están interrelacionados, los cuales permitirán aplicar el mejor sistema de control en la entidad, sabiendo que por medio de los mismos se logrará tener perdurabilidad y fiabilidad en el entorno.

Fraudes en las organizaciones

En los últimos años, el fraude se ha convertido en un término habitual en las empresas tanto públicas como privadas, siendo uno de los principales problemas de la sociedad. Para Sarango & Tipán (2014) el fraude “se refiere a un acto intencional por parte de uno o más individuos de entre la administración, empleados, o terceras partes, que da como resultado una representación errónea de los estados financieros” (p.41).

Por otro lado, la Norma Internacional de Auditoría 240 define al fraude como un acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal.

En este sentido, el fraude puede ser perpetuado por personas que están involucradas de manera directa o indirectamente en la organización, las cuales cometen actividades o procesos irregulares para conseguir beneficiarse económicamente, aprovechándose de la confianza que se le ha brindado, y de la misma forma , al tener acceso a información importante, se les hace fácil efectuar este delito.

Así mismo, las Normas Técnicas de Auditoría referente a errores e irregularidades, indica que estás acciones fraudulentas se pueden dar por: a) manipulación, falsificación o alteración de documentos, b) apropiación indebida y utilización irregular de activos, c) supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros o documentos, d) registro de operaciones ficticias, y, e) aplicación indebida e intencionada de principios y normas contables.

Considerando lo anterior, son múltiples las actividades irregulares que se podrían llegar a cometer cuando existe falencia de controles y medidas para prevenir el fraude, donde los defraudadores encuentran la manera precisa para conseguir su objetivo, valiéndose del poder que ejercen en una empresa, pensando solo en su beneficio.

Por otro lado, según estudios realizados por Donald Creesey en 1961, el fraude puede ser perpetrado o persuadido por tres factores importantes, el cual lo denominó “el triángulo del fraude” y estos son: el incentivo, mismo que ocurre cuando la administración o los empleados tienen un estímulo para hacerlo; la oportunidad, hace referencia a controles débiles e ineficaces en los procesos, por lo que será más fácil el cometimiento de este delito; y la racionalización, la cual se relaciona con la moral del perpetrador

Dichos factores, inciden directamente en el defraudador para cometer tal delito, donde es esencial que las empresas refuercen sus sistemas de control, con el fin de que sus operaciones se lleven a cabo sin ninguna novedad, enfocándose principalmente en impartir la ética e integridad entre sus empleados, y sobre todo, incentivándolos a que se comprometan a ser leales con la organización.

En la actualidad, el fraude en las organizaciones ha estado muy vigente, por lo que es necesario identificar los tipos de fraude existentes, es así que la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados [ACFE] (2020), señala los siguientes:

Fraude interno, también conocido como fraude laboral, consiste en que un empleado, gerente o ejecutivo comete algún tipo de irregularidad por medio de la mala utilización o aplicación de los recursos o activos de la organización, mientras que el fraude externo, se da cuando proveedores deshonestos participan en esquemas de manipulación de licitaciones, facturación a la empresa por bienes o servicios no prestados o solicitudes de sobornos a los empleados y también, cuando clientes deshonestos presentan cheques sin fondos o información de una cuenta falsificada para el pago (p.3).

Por tanto, es imprescindible consolidar un buen sistema de control interno, estableciendo medidas que van desde la selección de proveedores hasta el personal que maneja los principales procesos de la entidad y especialmente, quienes tienen acceso a cuentas de la misma, con el fin de prevenir el fraude, donde la administración debe estar atenta a posibles rasgos conductuales extraños que puedan presentar cualquiera de sus empleados, lo cual es señal de alerta de que algo sospechoso está ocurriendo.

Continuando con la Norma Internacional de Auditoría 240, esta indica que la prevención y detección del fraude es responsabilidad de la administración, lo cual implica el compromiso de crear y generar una cultura de honestidad, integridad y comportamiento ético entre sus empleados, vigilando y controlando continuamente el cumplimiento de los mismos (Mayorga, 2016).

Así, la posibilidad de mitigar riesgos en la organización es tarea de todos, principalmente de la dirección, quienes tienen que vigilar que la aplicación de medidas para la prevención de fraudes se ejecuten tal como se lo ha planificado, para que no sea impedimento de que la empresa cumpla con sus metas y objetivos.

Ambiente de control en las organizaciones

El control interno en una organización es de vital importancia para la prevención y detección del fraude, es por ello que establecer un buen ambiente de control es esencial para que las actividades se desarrollen de manera efectiva. Por lo cual, Guerrero & Mangones (2016) define al ambiente de control como:

Un conjunto de acciones, políticas y procedimientos que reflejan las actitudes generales de los altos niveles de la administración, directores y propietarios de una entidad en cuanto al control interno y su importancia para la organización, tiene gran influencia en la manera como se estructuran las actividades de una empresa, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos (p.35).

De tal forma, el ambiente de control es la base del control interno y su desarrollo implica la participación de todos los miembros de la organización, donde se resalta los valores éticos e integridad de los mismos, lo cual se refleja en el desempeño de sus operaciones.

Así, un ambiente oportuno de control establece las buenas prácticas de un entorno organizacional favorable, partiendo del desarrollo de valores, conductas y reglas apropiadas entre sus miembros, con la finalidad de generar una cultura de control interno (Normas Técnicas de Control Interno, 2014).

En este contexto, el capital humano es imprescindible para la ejecución de las operaciones y son los que hacen posible el crecimiento de la organización, por eso es esencial que desde el primer momento que ingresan a realizar sus labores, exista un clima organizacional propicio y sobre todo, que se le inculque que gracias a ellos la empresa logrará cumplir todas las metas propuestas.

Por otro lado, el ambiente de control está constituido por ocho factores claves, entre ellos tenemos: a) filosofía de la dirección, b) integridad y valores éticos, c) estructura organizacional, d) administración de recursos humanos, e) competencia profesional, f) asignación de autoridad y responsabilidades, y g) consejo de administración o comité de auditoría (Lazaro, 2018, p.15).

Todos estos factores aportan en el desarrollo de un ambiente de control efectivo, donde cada uno debe mantener un equilibrio considerable para fortalecer los controles en la organización, siendo de vital importancia que se lleve a cabo un seguimiento continuo para que no sucedan fallas en el camino que pueden debilitar al resto de componentes, sabiendo que el ambiente de control es clave para mantener una cultura organizacional estable.

Además, los factores del ambiente de control propician “el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa” (Contraloría General de la República, 2020, p.4). Por tanto, este componente cimenta las acciones y políticas que ayudaran a la dirección a orientar y estructurar los puntos esenciales que se interrelacionaran con los otros componentes de control interno, para que las actividades de la empresa se ejecuten de manera efectiva y por ende, se podrá prevenir fraudes e irregularidades.

Cabe mencionar, que una entidad comprometida con la integridad y valores éticos desarrolla y utiliza un código de conducta y otras políticas para comunicar normas de conducta éticas y morales adecuadas y hacer frente a conflictos de interés, pagos indebidos, uso adecuado de los recursos, actividades políticas, entre otros (Condori & Villanueva, 2016).

Esta y otras medidas que constituyen y estructuran al ambiente de control, serán de gran apoyo para que el personal responsable establezca un sistema de control fiable que proporcione seguridad en la ejecución de las operaciones, controlando que las mismas no se desvíen y no sean causantes de los posibles riesgos que podrían ocurrir en la entidad.

De esta manera, para que el control interno se lleve a cabo como se espera, para una correcta supervisión de las medidas planteadas, la alta dirección crea un comité de auditoría o un consejo de administración para delegar dicha responsabilidad, el mismo que está compuesto por miembros independientes (Guerrero y Mangones, 2016).

En este sentido, este comité es establecido con la finalidad de cumplir con todas las disposiciones desarrolladas y de esta manera se supervisará que los factores descritos anteriormente, sean acatados por todo el personal, independientemente del cargo que desempeñen o su área de trabajo, teniendo entre sus principales funciones, vigilar que los reportes financieros sean transparentes y estén elaborados tal como lo dice la ley, y también, impedir que los altos ejecutivos comentan errores o sean deshonestos en los procesos.

Así mismo, es imprescindible tener en cuenta que el profesionalismo y entrega que los integrantes de este comité le pongan a su trabajo, conllevará a la construcción de un sistema de control eficaz y eficiente, que orientará de manera significativa al personal en comprometerse y tener participación activa en los procesos de la empresa, generando un ambiente de confianza y fidelidad.

Conclusión

En definitiva, el ambiente de control es clave para establecer y disponer de elementos indispensables para ejercer disciplina entre el personal, el cual ayudará a desarrollar medidas para evaluar periódicamente los procesos y sobre todo, los riesgos que puedan aparecer, lo que conlleva a que un sistema de control interno funcione realmente como una herramienta de prevención de fraudes para la organización.