Los Sistemas De Información Y Su Relevancia
En la actualidad toda organización requiere para su funcionamiento el uso de Información, y de alguna forma utiliza métodos o recursos que le permitan registrar y reunir datos para posteriormente conocerlos, procesarlos y analizarlos, permitiéndole actuar o tomar una decisión basándose en los resultados obtenidos, sabemos que una amplia gama de datos generados no es de gran utilidad si no se encuentran bien estructurados y se implementan métodos que permitan analizarlos adecuadamente, apoyando a las áreas principales de la empresa. En este análisis observaremos los principales sistemas de información utilizados para la obtención, procesamiento, resguardo, y recuperación de datos, sus principales características, así como su importancia para las organizaciones.
Sistemas de Información
Definición
Un sistema de información definida por Ricart y Valor (1991), “conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.
Otra definición de sistema de información propuesta por K y J Laudon (1996), para los cuales un “sistema de información es aquel conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión de una organización”.
Tipos de Sistemas de Información
La información se clasifica según los niveles jerárquicos dentro de la empresa, correspondiéndole a cada nivel tomar decisiones de diferente naturaleza.
Sistema de Información para nivel operativo
TPS (Sistema de procesamiento de transacciones)
Es un sistema básico que sirve a nivel operacional de una organización registra las transacciones cotidianas diarias de la empresa.
Debe contener transacciones de informes y consultas con datos claros, procedimientos de validación, reglas de decisión preestablecidas y salida útil para la acción, por ejemplo, para la gestión de inventarios.
Sistema de Información para nivel de conocimiento
KWS (Sistema de trabajo de conocimiento)
Deben tener la capacidad de crear, compartir y distribuir la información dentro de la organización.
Sistema de Información para nivel táctico o gerencial
DSS (Sistemas de apoyo a la toma de decisiones)
MIS (Sistema de información gerencial)
Debe permitir medir el rendimiento de sus departamentos, verificar las desviaciones, analizar alternativas de corrección, operación de control, formulación de nuevas reglas de operación, planeación de asignación de recursos.
Sistema de información para nivel estratégico o toma de decisiones
ESS (Sistema de apoyo a ejecutivos)
ERP (Sistemas de colaboración empresarial)
GDSS (Sistema para la toma de decisiones en grupo)
EIS (Sistema de información ejecutiva)
Se requieren datos de diversas fuentes que incluyan perspectivas económicas, actualidad política, capacidad de funcionamiento propio, análisis de la competencia. Deberán estar bien estructurados, de fácil codificación, almacenamiento y recuperación que permitan soportar las decisiones a la dirección.
Propósito de cada Sistema de Información
El propósito general de los sistemas de información es suministrar a los diversos niveles de dirección de la empresa, información necesaria, veraz, relevante y oportuna para la planeación, control de desempeño y toma de decisiones, colaborar en la consecución de los objetivos y lograr ventajas competitivas, así como una rentabilidad superior en el sector en el que se desenvuelve la organización.
En el Sistema de Información para nivel operativo, el propósito es reducir el tiempo de las operaciones y actividades rutinarias, promover el ahorro significativo en mano de obra apoyando en las tareas a nivel operativo de la organización, manejar cálculos y procesos simples en la entrada y salida de información.
En el Sistema de Información para nivel de conocimiento el propósito es desarrollar la creación e integración del nuevo conocimiento controlando el flujo de información en la organización.
En el Sistema de Información para nivel táctico o gerencial, el propósito es proporcionar información que posibilite la toma de decisiones en apoyo a la consecución de las metas y objetivos de la organización.
En el Sistema de información para nivel estratégico o toma de decisiones, el propósito es resolver aspectos estratégicos y tendencias apoyando la capacidad de decisión eficaz a nivel directivo.
Nombre Comercial
Los sistemas de información que se encuentra en el mercado están orientados a las principales áreas de una organización como son ventas, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, dirección, entre los que destacan SAP Bussines One, COMPAQi, Oracle, Geinfor, Microsoft Dynamics.
Importancia de los Sistema de información en los Negocios
Los sistemas de información son indispensables para incrementar la competitividad empresarial, perfeccionando los procesos, apoyando la planificación y el control, reduciendo los costos operativos así como los de acceso a la información, mejorando la comunicación entre las áreas de trabajo, promoviendo una mejor calidad en la atención al cliente, incrementando las ventas, manteniéndose en una constante innovación y renovación que le permitan la diferenciación facilitando las ventajas competitivas.
Sin embargo, también existen desventajas como son el tiempo que se puede invertir en su implementación, la resistencia por parte de los usuarios de o problemas técnicos tanto en software o hardware, por lo que se deberá efectuar un buen análisis y la metodología para que su implementación aporte una ventaja para la organización.
Conclusión
Conforme a lo desarrollado puedo concluir que un sistema de información es una herramienta que aportará la información necesaria para el control, planeación y la correcta toma de decisiones, no obstante deberá ser cuidadosamente seleccionado para que sea coherente con la estructura y los objetivos que persigue la empresa, por lo que los directivos encargados de su implementación deberán conocer a profundidad todas las áreas de la organización, sabiendo que datos son relevantes, la forma que estos deberán ser tratados para obtener información precisa, que cubran las necesidades específicas de la empresa. Un desconocimiento de las áreas de la empresa o las necesidades de la misma, podrían derivar en una mala elección del sistema de información, una implementación inadecuada del mismo, la inversión en hardware no adecuado para su desarrollo, que arrojaría información no precisa que apoyaría la toma de decisiones erróneas de los directivos, lo que implicaría perdidas económicas para la organización. Esto no quiere decir que con la implementación de un sistema de información adecuado se garantice el éxito, pero se tendrá información de calidad para la correcta toma de decisiones, dependerá del pensamiento analítico por parte de los directivos así como de los usuarios del sistema en todas las áreas involucradas, para que sean efectivos facilitando el control, la planeación de las operaciones que lleven a la empresa al buen funcionamiento y correcto desempeño para cumplir los objetivos de la organización.
