Conceptualización Y Normativa ArchivÍstica Para La Organización Documental
La organización documental se inicia desde el origen de la escritura dándole un manejo a la información tomándolo desde el comienzo de la historia de la humanidad. Los archivos son importantes desde el origen de la humanidad en la cual tuvo la necesidad de dejar evidencia sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podían tener todo guardado en su memoria y se buscó la opción a la escritura, y es aquí donde inician la toma de la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer los archivistas como ciencia, y el personal encargado de su manejo.
En la historia y la evolución de los archivos, las culturas fueron evolucionando a medida que necesitaban guardar información, entre las culturas que más aportaron para la organización en sus documentos fueron: Los egipcios, China, India, Roma, Grecia, arcadios, sumerios y babilonios estás culturas manejaban diferentes sistemas para guardar los archivos. Con base a las culturas se inicia la evolución de los archivos. Los archivos conservan patrimonios únicos e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
Los sistemas archivísticos de cualquier país, tienen su razón de ser en la existencia de los archivos. El archivo, como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones y las relaciones sociales.
A partir de la tecnología sistemática como fenómeno global, la idea de archivo forma parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico de archivo tiene toda una terminología particular (pdf, Word, Excel…) en realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional.
Las clases de archivo se clasifican en archivo de gestión, central o histórico, en ellos encontramos varios tipos de archivos que se pueden definir de la siguiente manera: archivo centralizado, que es cuando una sola entidad controla la información. Archivo descentralizado, es muy independiente en todos los procesos de archivos. El archivo descentralizado, donde la información es manejada por el jefe de cada oficina y archivo descentralizado con control centralizado donde se maneja de acuerdo a las necesidades y es controlado desde el archivo central.
Según su uso, el archivo se puede clasificar de acuerdo al tiempo en etapas documentales que están sujetas a los requerimientos de organización como el archivo activo, que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. El archivo semiactivo, que varía según su periodo de conservación y consulta permanente y el archivo inactivo, que se basa en los documentos con durabilidad y disposiciones legales, fiscales históricas o comerciales.
También, se pueden clasificar según su naturaleza, como archivos públicos, privados de interés público y archivos privados.
Es claro que los tres tipos de archivos como, el archivo central, de gestión e histórico, se encargan de conservar los diferentes documentos de acuerdo a la etapa en la que se encuentran según su ciclo vital.
Cabe destacar, que la cualidad de los archivos implementa unas correctas herramientas sustentables de formación generada, o patrimonio invaluable. Posteriormente, los documentos que componen al archivo y pueden caracterizarse como económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos.
Actualmente, se puede reconocer gracias a las grandes tecnologías, el factor económico, generando como consecuencia el surgimiento de nuevos valores para el archivista que se puede caracterizar con los aspectos del orden, la responsabilidad, cordialidad, sigilo profesional y concentración. Algunos de los elementos de un archivo son los archivadores verticales, horizontales, folderama, archivador giratorio, electrónico, los estantes, archivadores rodantes, planoteca, gancho seco, reloj radicador, legajos, entre otros.
Por otro lado, existen algunos instrumentos para medir los archivos como el termómetro, el higroscopio o higrómetro.
En conclusión, un archivo se puede definir como un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos. Los archivos, son de gran importancia desde el inicio de la historia hasta la presente como base en la evolución de la cultura, ciencia, educación, tecnología, política, religiones e historia de la humanidad para conservar los documentos y así darle un buen manejo a la información, también gracias a la tecnología que facilita su modo para archivar y buscar documentos
