El Presupuesto, Como Herramienta Moderna De Planeamiento
Los presupuestos son valoraciones económicas que aprueban calcular anticipadamente los ingresos así como los egresos de una organización privada o pública, con el objeto de planificar y coordinar los recursos para un periodo específico de tiempo y de esta manera cumplir determinados objetivos preestablecidos, “posibilitando la realización de mediciones de lo logrado en relación a lo programado y sí evaluar cuantitativamente los avances a lo largo del período de ejecución y así establecer operaciones correctivas oportunas en caso de desviaciones en la ejecución del presupuesto.
Para una organización de producción, los presupuestos, son una herramienta que contribuyen a la planeación del proceso productivo en función a determinadas previsiones o expectativas de ventas, de esta manera es posible prever cuánto producir, analizando los distintos componentes de materia prima, mano de obra y costos indirectos, a fin de estimar el costo de producción y las futuras utilidades.
Todo proceso administrativo está orientado por una serie de situaciones básicas que se han enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton Mayo, Max Weber, Koontz, O´Donnell, Peter Druker y otra serie de estudiosos del área de la administración. Al estructurar dichas situaciones en la aplicación de una administración cada día más dinámica y moderna, se desarrollaron una serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso administrativo. En la búsqueda de estabilizar las acciones de las compañías públicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros. Toda organización, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos.
Hay quienes desdeñan esta herramienta utilizada en el manejo de la administración organizacional argumentando que depende del pronóstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayoría de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con que cuentan para el manejo eficaz de sus negocios. El interés creciente en sistemas de presupuestos modernos se explica en parte por los cambios constantes que se dan en las situaciones políticas y económicas nacionales y mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de planeación y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la organización.
El empresario debe planear con vivacidad el tamaño de sus operaciones, los ingresos, costos y gastos, con el objetivo claro de obtener beneficios, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todos los movimientos empresariales. Le compete además instaurar procedimientos que no ahoguen la iniciativa de las personas y que auspicien la determinación oportuna de las desorientaciones detectadas frente a los pronósticos, con el propósito de evitar que en el futuro las estimaciones se reflejen en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas.
El presupuesto implica materializar los planes organizacionales en información cuantitativa y monetaria y son a su vez, el cimiento de los estados financieros proyectados y representa la base de la toma de decisiones, por cuanto permite prever las condiciones económicas de la organización en áreas como el endeudamiento, la situación de liquidez, la naturaleza de las transacciones financieras y la movilización o rotación de los fondos invertidos.
Es decir, es una herramienta moderna para la planeación y control de actividades que reflejan el comportamiento de indicadores económicos como las fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y tasas de interés, que permite a la entidad mantenerse en el mercado competitivo, puesto que disminuye la incertidumbre en los riesgos asumidos y por tanto otorga una mayor exactitud en los resultados finales del negocio. Así mismo, juega un papel importante en aspectos administrativos, contables y financieros. La implantación de un sistema eficaz de presupuestos constituye hoy en día una de las claves del éxito de una empresa.
Desde una perspectiva financiera, si no se cuenta con un sistema de presupuestos debidamente coordinado, la administración tendrá solo una idea muy vaga respecto a dónde dirigirse o a donde se dirige la empresa. Por lo tanto, la importancia radica precisamente en contar con un sistema presupuestal como un instrumento de gestión para obtener el más productivo uso de los recursos. Los presupuestos ayudan a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la empresa. El Control presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos. Planear y controlar las operaciones constituyen la esencia de la planeación de las utilidades y el sistema presupuestal provee un cuadro integral de las operaciones como un todo. Al realizar comparaciones entre los resultados operativos reales con los resultados proyectados se pueden determinar los motivos por los cuales no se alcanzaron las metas de utilidades deseadas.
