Gerente de Oficina Quién Es y Qué Hace

Un gerente de oficina tiene casi tantas tareas como el titùlo de la profécion tiene sinónimos. Por ejemplo:

• Administrador de Oficina…
• Director de Oficina…
• Oficial de Administración
• Analista Administrativo
• Coordinador de Oficina, etc.

Las tareas y responsabilidades de un Gerente de Oficina dependerán del tipo de empresa u organización para la cual trabajan. Pero generalmente, un gerente de oficina coordina todas las labores administrativas de una empresa u organización. Un gerente de oficina se encarga de analizar las operaciones y estrategias administrativas, además de supervisar el desempeño de los empleados. Un buen gerente de oficina sabe también sugerir e implementar nuevos métodos y sistemas de trabajo.

Deben poseer amplios conocimientos administrativos y de gestión empresarial. Y a veces también tienen que gestionar los medios de comunicación de la empresa. Entonces, se utiliza el término ‘cross media manager’ o el término “gerente de medios” cuando el gerente sabe llamar la atención de los clientes e interactuar con ellos. Además sabe, en una forma unificada, como lanzar una campaña en varios canales distintos.

El gerente de medios traduce la visión global de la empresa en el mundo del marketing digital de hoy con la utilización de herramientas que se permita dirigir y/o ejecutar una estrategia de marketing digital.

La experiencia requerida para este tipo de empleo es normalmente de 5 años en el área de gerencia administrativa, además debe poseer experiencia en gerencia de proyectos, al igual que saber manejar libros de contabilidad y planificar eventos corporativos. Lo que Yannick quiere decir con esto es que es normal que las empresas quieran un gerente de oficina que ya tenga experiencia, porque un gerente de oficina es muy importante en la empresa y hace muchas tareas. Por lo tanto, está claro que un gerente de oficina es un todoterreno.

• Un gerente debe saber comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral.
• Debe ser capaz de presentar información clara e ideas innovadoras a diferentes grupos de personas.
• Debe saber gestionar solicitudes de manera profesional, educada y protocolaria.
• Un buen gerente es un líder con una actitud profesional y ética, además es colaborador para crear un ambiente de confianza y respeto.
• También es un líder con la capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos y sabe tomar decisiones.
• Es una persona organizada y detallista con capacidad de manejar su tiempo de manera efectiva. Porque debe supervisar y coordinar múltiples departamentos al mismo tiempo.

También hay que tener en cuenta que un gerente de oficina tiene que hacer todo esto mientras de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo. Pero las cualidades más importantes que un gerente de oficina debe poseer son: la responsabilidad, la confiabilidad, tener buena presencia y ser proactivo.

Entonces, en resumen: el gerente es el responsable de reportar al directorio acerca del desempeño de la empresa y es el representante de la misma teniendo a su cargo la dirección y la administración de los negocios sociales.

Hay que tomar en cuenta que en el mundo laboral actualmente ya no es rentable contratar a 20 personas para todas las tareas que un gerente de oficina debe ser capaz de realizar solo o en equipo. Por eso, cada vez más gerentes de oficina no sólo necesitan ser multilingües, pero también deben ser capaces de traducir varios idiomas. Entonces, todas las tareas que hemos mencionado anteriormente no sólo deberían hacerlas en inglés, por ejemplo, pero también en español, francés, neerlandés, etcetera. Depende del tipo de la empresa y sus necesidades específicas.

Simplemente, un gerente de oficina es un director, pero sin eso título.