Importancia De La Comunicación Efeciva En La Contabilidad

Introducción.

La comunicación es una herramienta principal para muchas disciplinas en especial la contabilidad ya que permite transferir de información de manera que se analize y comprenda la situación de índole económico en las compañías. Los empresarios y contadores de las entidades basándose en los estados financieros toman decisiones para llevar la empresa al éxito.

Para que se de una comunicación efectiva es necesario que el empresario comprenda el vocablo de la contabilidad asimismo los elementos teóricos básicos de la comunicación reflejados en la contabilidad de manera que tanto el empresario como el contador sepan cuales son las funciones que les corresponden.El uso de la comunicación se da a lo interno de la empresa mediante un proceso de sistema de información contable el cual permite que los empresarios obtengan de los contadores informes financieros detallados, estructurados y analizados de los contadores de la empresa.

Además, la comunicación contable se da en el entorno externo de la empresa como parte de lo que exige el Estado dentro de la Ley y Reglamento del Impuesto sobre la Renta, que es a grandes rasgos declarar los impuestos al Ministerio de Hacienda, asimismo presentar los libros contables al Estado, lo anterior permite que los Estados conozcan la situación de la entidad.

La comunicación durante mucho tiempo ha sido la forma en la que las personas transmiten información en cualquier espacio y momento. En contabilidad la comunicación se percibe como uno de los principales pilares para transmitir la información financiera que refleja la situación económica de una entidad o empresa mediante los estados financieros.

En el presente artículo se hará referencia al uso de la comunicación a lo interno de la empresa, es decir, se explicará el proceso que se debe llevar a cabo para transmitir la información dentro de una empresa o entidad tomando en cuenta el lenguaje que se utiliza para ello,los tipos de comunicación dentro de la contabilidad; y los elementos teóricos del sistema de información contable.

Por otra parte, se demostrará el uso de la comunicación a lo externo de la empresa a través de la Declaración de los Impuestos y la presentación de los libros contables exigidos por el Ministerio de Hacienda y la Asamblea Legislativa mediante los artículos expuestos en la Ley y Reglamento del Impuesto al Valor Agregado. Es importante añadir que esta comunicación es la forma en la que el Estado conozca la situación de las empresas a nivel económico.

Desarrollo

De acuerdo a Santos , la comunicación es un ‘proceso dinámico, en el que necesariamente participan una fuente o emisor que envía un mensaje a través de un canal o medio a un potencial receptor que, a su vez, puede convertirse también en emisor’.La comunicación es un proceso difícil de llevar debido a que no sólo es transmitir información al receptor sino que además de esto el debe de entenderla. Cabe indicar, que para que una comunicación sea efectiva es necesario tener en cuenta tres aspectos fundamentales: cuál es la información que se de presentar, cómo se debe presentar y por último, quien debe presentarla.

Tipos de comunicación en la contabilidad

En la contabilidad se dan dos tipos de comunicación: comunicación verbal, e individual. Cabe indicar que estos tipos de comunicación deben ir de la mano con una comunicación efectiva permitiendo así que los empresarios obtengan la información financiera de la entidad de una manera clara y precisa.

De acuerdo a Corbin, La comunicación verbal se caracteriza por el uso de las palabras en la interacción entre el emisor y el receptor. Existen dos tipos, pues se las palabras o el lenguaje puede ser expresado de manera hablada o escrita. La comunicación oral: se realiza a través de signos orales o palabras habladas. Los gritos, el llanto o la risa también son comunicación oral. Por otra parte la comunicación escrita: se realiza a través de códigos escritos. Los jeroglíficos, alfabetos o logotipos también pertenecen a este tipo de comunicación . 

La comunicación verbal se presenta mediante los informes financieros que el contador realiza la empresa en el caso de la comunicación escrita; por otra parte la comunicación oral se da cuando estos informes son enviados a los empresarios en Juntas Directivas en donde los Contadores explican con detalle se ha dado la situación de la empresa determinado si la misma está llendo al éxito o no.

Al llevar a cabo la comunicación verbal dentro de una empresa se hace uso de una comunicación individual. De acuerdo a Corbin, en este tipo de comunicación solamente interactúan un emisor y un receptor, es decir, que la comunicación se produce de individuo a individuo. Es un marco de interacciones caracterizado por la privacidad y por la imposibilidad de pretender impactar en una audiencia o una tercera persona que observa’. Se hace uso de este comunicación por la interacción entre el contador y el empresario al momento de transmitir la información financiera de manera verbal.

Principal factor de comunicación en la contabilidad: el lenguaje

Partiendo del concepto de la comunicación, y el tipo de comunicación en la contabilidad, es importante señalar en primera instancia el lenguaje que se utiliza en la contabilidad para comunicarse. Seguidamente se darán a conocer los elementos teóricos de básicos de la teoría de la información reflejados en la contabilidad.

En primera instancia es importante definir que es la contabilidad, de acuerdo a Urueña, la contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa con el fin de producir informes que, analizados o interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

El principal objetivo de la contabilidad es proporcionar información sistemática y estructurada acerca de los gastos e ingresos de la entidad mediante informes financieros que permitan determinar si la empresa está produciendo ganancias o pérdidas de esta manera tanto el contador como el empresario podrán tomar decisiones estratégicas ya sea para que la empresa continúe creciendo o salga de su ‘’crisis económica’’.

Los informes financieros representan el ciclo contable que toda entidad o empresa debe llevar a cabo para determinar la situación de la empresa. Por ende, es importante que tanto el contador como el empresario sean conocedores de este lenguaje de esta manera con los resultados que los informes financieros presente sobre la situación de la empresa, ambos puedan emplear estrategias adecuadas para llevar la empresa al éxito.

Los elementos básicos de la teoría de la comunicación reflejados en la contabilidad

En este apartado se expone la comunicación reflejada en la contabilidad mediante los elementos básicos de la comunicación, de esta manera se refleja como se da la comunicación entre los contadores y los empresario.

• Fuentes de información: el contador debe valorar cuál será la información necesaria que debe ser presentada a los empresarios y por cuales medios puede obtenerla.
• Emisor: es el contador quien dirige la comunicación de la contabilidad en una entidad transmitiendo los conocimientos de una manera estructurada y organizada al empresario de la entidad.
• Mensaje: se conoce como el producto final que el contador debe transmitir a los empresarios para que estos tenga idea de hacia dónde va la empresa, estos productos son los que se conocen como informes financieros.
• Canal: son los medios que el contador debe utilizar para presentar sus informes, en este caso son los libros contables los cuales son evidencia de la situación de la empresa asimismo es el análisis financiero que el departamento de contabilidad ejecuta para realizar un diagnóstico de la entidad.
• Receptor: son los empresarios de la entidad los cuales reciben la información. En este punto finaliza el proceso de la comunicación y se comprueba si la información fue comprendida. Es importante que la información sea clara, precisa y pertinente para que los tomadores de decisiones pueda comprenderla y realizar su trabajo.

Modelo del proceso de información a lo interno de la empresa

Dentro de una organización o empresa, es necesario que se de una adecuada comunicación, que permita una transferencia de ideas o información de actividades operativas o administrativas entre los empleados, esto se da mediante un sistema de información.

De acuerdo a James ) un sistema , es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Dentro de las entidades los sistemas de información se da como resultado de la ejecución de actividades que tienen como objetivo principal transformar los sucesos en señales. Lo anterior permite obtener un proceso de adquisición de información, que cuente con ‘una secuencia lógica, con alimentación del entorno, organización de los datos extraídos, y la generación de información útil para los fines determinados.

1. Planeación: en esta etapa del sistema de información contable, es donde se presentan los planes que posee la empresa.

2. Entradas: esta etapa consiste en recolectar los datos necesarios para que con esta información se puedan elaborar los documentos de soporte los cuales representarán la información contable de la empresa, es decir, los asientos contables.

3. Proceso: en esta etapa se almacenan los datos como parte de los comprobantes de la contabilidad lo anterior para que en la siguiente etapa se puedan transformar.

4. Salidas: en esta etapa se procede a transformar los comprobantes de contabilidad almacenados en la etapa anterior para proceder a elaborar los estados financieros que mostrarán tanto a los contadores como a los empresarios la situación de la empresa.

5. Retroalimentación: en esta etapa se evalúan los informes financieros presentados como parte de las salidas del modelo del sistema contable, para esto se procede a tomar en cuenta 3 factores fundamentales como: control interno, toma de decisiones y un análisis financiero.

Cabe indicar, que la figura anterior plantea que el sistema selecciona datos contables como principales objetos para proceder a un proceso de transformación donde estos datos pasan a ser parte de los informes financieros de la empresa o entidad. No obstante, lo más importante es la retroalimentación donde se desarrollará el análisis financiero de la entidad dando como resultado un desglose detallado de cómo está funcionando la empresa, es decir, los empresarios y contadores a raíz de estos informes sabrán si la empresa está siendo rentable o no.

Comunicación contable al entorno externo de la empresa

La comunicación contable es un proceso que debe darse tanto a lo interno como a lo externo de la empresa. En los apartados anteriores se mencionó cómo se daba el proceso a lo interno de la empresa. Por otra parte, es importante indicar que la comunicación contable a lo externo de la empresa se da cuando se declaran los impuestos al Ministerio de Hacienda y cuando se presentan los libros contables al Estado.

Declara los impuestos al Ministerio de Hacienda:

De acuerdo a la ley presentada por la Asamblea Legislativa. Ley sobre impuesto de renta ” los contribuyentes son todas las empresas públicas o privadas que realicen actividades o negocios de carácter lucrativo en el país deben pagar el impuesto de renta ”. La Asamblea Legislativa la define como ” declaración jurada en la que el contribuyente indica resultados fueron las utilidades (ingresos menos gastos) generadas de su actividad lucrativa durante el período fiscal, el cual normalmente va de octubre de un año hasta setiembre del año siguiente ‘’.

Para que las empresas puedan pagar el impuesto de renta, es necesario que lleven los informes financieros de manera puntual, organizada, sistemática y analizada así tanto los empresarios como el contador conocerán las utilidades de la entidad generadas por la actividades operativas lo que les permitirá tomar las mejores decisiones para que la empresa crezca. Además de cumplir con lo estipulado por la ley.

Presentar los libros contables ante el Estado:

De acuerdo a lo estipulado por la Asamblea Legislativa en el artículo 53 del Reglamento de la Ley de Impuestos sobre la Renta, se entiende que los contribuyentes anteriormente debe legalizar los registros contables para llevar a cabo un adecuado control de sus operaciones, entre estos registros legalizados están: el diario Mayor, Mayor Inventarios y Balances. Estos deberán de cumplir con las exigencias establecidas en los artículos 251 a 271 del Código de Comercio ’.

Además de llevar los registros contables, es obligatorio De acuerdo a lo estipulado por la Asamblea Legislativa en el artículo 54 del Reglamento de la Ley de Impuestos sobre la Renta,’conservar comprobantes que respalden los asientos consignados en los libros y registros de contabilidad, así como mantenerlos en debido orden, con identificación del asiento contable al que se refiere y con indicación del total correspondiente que debe coincidir con el registrado en los libros.

Lo anterior indica que las entidades deberán llevar los informes contables al día de acuerdo a lo expuesto en el reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta. Con esto se comprobarán tanto los ingresos como los egresos que la empresa ha tenido. Más que un tema de exigencia legal, es un beneficio que los empresarios obtienen al saber hacia dónde se dirige su empresa para aumentar o reforzar su éxito económico.

Conclusión.

La contabilidad es el pilar fundamental de una empresa, por ende es sumamente importante que la información suministrada por el Contador General sea clara y precisa; además que la transmisión de esa información al empresario se dé de una manera eficiente permitiendo así una comunicación efectiva. Tanto los contadores como los empresarios debe tener conocimiento de los informes financieros de la empresa con el objetivo principal de conocer la situación de índole económico de la misma para así tomar decisiones que impulsen o fortalezcan el crecimiento financiero de la entidad.

Para que los empresarios y contadores obtengan ese conocimiento es importante que se lleve a cabo el modelo del sistema de información contable. Y se comprenda que la contabilidad debe ir de la mano con una comunicación efectiva que permita que la información suministrada del contador para el empresario sea entendida de la mejor manera.

Referencias Bibliográficas:

• Asamblea Legislativa (1988). Ley N° 7092 de Impuesto sobre la renta.
• Asamblea Legislativa (1988). Reglamento de la ley de impuesto sobre la renta.
• Castaño, C. E. (2008). El carácter estratégico de la contabilidad en las MIPYMES: el contexto colombiano. 
• Corbin, J. (2017). Los 28 tipos de comunicación y sus características. 
• Correa, J. A. (2005). De la partida doble al análisis financiero. Contaduría Universidad de Antioquia, 46, 169­194.
• Escárete, E. (2014). Contabilidad y Comunicación. 
• Guajardo G. y Andrade, N. (2008). Contabilidad financiera. (5ta.Ed.). México, D.F. Mac GrawHill Interamericana.
• Núñez, E. (FundaPymes). 
• Ruíz, Yepes y Mejía (s.f). Estrategias para la función comunicacional del contador público. Revista Virtual de los Estudiantes de Contaduría Pública. Universidad de Antioquia, Facultad de Ciencias Económicas. 
• Santos, V. (2012). Fundamentos de Comunicación. Viveros de Asís 96, Col. Viveros de la Loma, Tlalnepantla, C.P. 54080, Estado de México. 
• Urueña O. (2010) . Contabilidad Básica. Bogotá, Colombia.