Control Interno para La Administración y Control de Los Activos y Existencias de La Fundación Integra

Prologo

La idea del anteproyecto, es buscar un camino claro, preciso, acotado y ejecutivo que ayude a manejar de la mejor manera los Activos Fijos, es así que el presente está enmarcado con metodología inductiva y analítica que garantice una mayor racionalización y optimización de recursos, tanto humanos como financieros, así como de un ejercicio austero y responsable, mediante el establecimiento de normas, lineamientos y procedimientos, que sirvan de base para regular su accionar en los establecimientos de la Fundación Integra.

En una primera etapa se evaluará la gestión de control interno a todos los estamentos involucrados en la administración de los activos, a través de métodos de entrevistas y encuestas, los que permitirán tener una visión clara de la situación actual.

El resultado de la sistematización de estos instrumentos nos mostrarán las áreas críticas y y sugerirá alternativas de solución a la problemática que ayudarán a mantener un mejor desarrollo del proyecto y las operaciones de control.

El objetivo de este proyecto, es generar un esquema de control interno para la administración y control de los activos fijos y existencias (bien de poco valor) de la Fundación, a través de un proceso integral que incluya recursos humanos, económicos y materiales, este modelo permitirá analizar diferentes componentes tales como ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y sobretodo, supervisión de las funciones y responsabilidades de cada persona que interactúa en la cadena del manejo de los activos fijos.

Introducción

La contraloría General de la República, indica que los bienes de uso son activos tangibles, muebles e inmuebles que poseen las entidades para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios o para propósitos administrativos o para arrendarlos a terceros en el caso de bienes muebles; y se espera que sean utilizados durante más de un periodo contable.

Las empresas independientes de su giro, se apoyan en bienes para lograr realizar sus operaciones, éstos son adquiridos para hacer funcionar cada una de las áreas de la organización, he ahí su importancia, sobre todo considerando la proporción con relación al capital de la empresa misma, el tratamiento de estos Activos fijos, se rige bajo la NIC 16, considerando esto, es muy necesario identificar y contar con la información exacta de los bienes de uso que lo componen, disponiendo de sus principales datos como código de identificación, descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil, depreciación y valor residual, entro otros.

El tema del presente proyecto trata sobre los procedimientos de control interno para Activos fijos y Existencias en Fundación Integra, región de Valparaíso, y cómo se pueden mejorar el controlar en la administración de los mismos que son considerados parte importante del patrimonio y recurso que posee la Institución.

Los factores de control, incluyen entre otras cosas, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades, además organiza y desarrolla profesionalmente las actividades de sus trabajadores.

Primero se contextualizará el problema, se realizará un análisis crítico, interrogantes a subproblemas, justificaciones y objetivos.

Luego describirá el Marco Teórico con fundamentaciones procedimentales, tecnológicas, legales e hipótesis de variables.

Y a continuación se describirá la metodología de investigación a través de muestras y recolección de información, la que será analizada e interpretada a fin de verificar la hipótesis y permitirá generar una propuesta de planificación del tratamiento de los Activos Fijos.

Implementar una buena gestión de los Activos Fijos, permite que estos se conviertan en la mejor inversión de recursos, que permita mejorar su rendimiento, reducir costos y extender su vida útil.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General

Desarrollar una propuesta de mejora para la Gestión del Activo Fijo, con el objetivo de mejores prácticas de administración, manejo, control, identificación, tratamiento, cuidado y disposición, con el fin de cumplir con las exigencias establecidas en las NIC, los procedimientos institucionales y normativas de educación preescolar.

Objetivos Específicos

• Realizar un diagnóstico de los procesos relacionados con el activo fijo.
• Definir, un plan de mejora para las medidas correctivas, sobre la base del diagnóstico.
• Establecer lineamientos específicos para el buen funcionamiento del Proyecto Activo fijo
• Socializar las principales normativas vigentes en Educación Preescolar con foco en el Reconocimiento Oficial y procesos de fiscalización y/o auditorias

 

1 SEMANA. DESARROLLO

Contexto Inmediato

Fundación Integra, con 28 años de trayectoria, cuenta con más de 1.200 jardines infantiles y salas cuna gratuitos en Chile y donde más de 90 mil niños y niñas reciben una educación preescolar de calidad a través de un proyecto educativo que considera la participación activa de los equipos de trabajo, las familias y la comunidad, en un entorno acogedor, diverso y protegido.

Es una institución de derecho privado sin fines de lucro, que pertenece a la Red de Fundaciones de la Presidencia, siendo uno de los principales prestadores de educación preescolar del país.

Más de 23 mil personas, en su gran mayoría mujeres técnicas y profesionales, trabajan para que niños y niñas aprendan jugando felices y transformen el mundo.

Visión

“Una Fundación educativa en la que niños y niñas aprenden jugando felices y transforman el mundo, contribuyendo a un Chile más inclusivo, solidario, justo y democrático”.

Misión

“Lograr desarrollo pleno y aprendizajes significativos de niños y niñas entre tres meses y cuatro años de edad a través de un proyecto educativo de calidad con la participación activa de los equipos de trabajo, familias y comunidad”.

Fundación Integra cuenta con una estructura organizacional en tres niveles: nacional, regional y jardines infantiles. La principal función del nivel nacional, donde trabajan alrededor de 300 personas, es definir las políticas y lineamientos institucionales, así como prestar asesoría y seguimiento a los procesos regionales.

Existen 16 Direcciones Regionales y a su vez, de éstas dependen los jardines infantiles y salas cuna. Las oficinas regionales están ubicadas en las capitales de cada zona. En la Región Metropolitana, debido a la alta concentración de población, cuenta con dos direcciones regionales, una para los jardines del sector Sur Oriente y otra para los del sector Nor Poniente.

Las principales funciones del nivel regional, en el caso de la región de Valparaíso, en donde trabajan 116 personas, es la de implementar con pertinencia y contexto las políticas y lineamientos de la Fundación, brindar soporte, apoyo, asesoría a los equipos de jardines infantiles, salas cunas y modalidades, además de realizar seguimiento, control y mejoras a los procesos de los establecimientos.

Establecimientos Educacionales y Modalidades Complementarias

Jardín Infantil y Sala Cuna: Es la unidad de gestión clave de Fundación Integra, es aquí donde los equipos de trabajo desarrollan los procesos centrales que nos aseguran bienestar y aprendizaje a los niños y niñas, en conjunto con sus familias. En la región de Valparaíso son alrededor de 1800 trabajadoras.´

Basándose en un enfoque de derecho, Fundación Integra ha impulsado el desarrollo y funcionamiento de diferentes modalidades de atención resguardando la oferta de educación preescolar de calidad:

Mi Jardín al Hospital: Experiencia que trabaja con niños y niñas de entre 3 meses y 5 años de edad que se encuentran enfermos y deben pasar una temporada en las unidades de pediatría o cirugía del servicio de salud pública de Chile. En el caso de la región de Valparaíso se encuentra en el Hospital Carlos Van Buren.

Jardín Sobre Ruedas: Es la modalidad que brinda educación inicial gratuita a niños de zonas rurales de difícil acceso a través de un equipo educativo que asiste en un furgón llevando equipamiento y material didáctico.

Desde el año 2006, Fundación Integra, comenzó a incrementar de manera importante la cantidad de Jardines Infantiles, teniendo su auge en el año 2015 respondiendo a una política de gobierno de la Presidenta Bachelet; lo que conllevó a adquirir terrenos, realizar construcciones y adquirir equipamiento.

En el año 2017, la Institución, en un proceso de modernización, cambia de sistema computacional contable de AS-400 a SAP-ERP, siendo está una herramienta computacional que requirió de grandes cambios para la Institución, pero que hasta el momento se encuentra centralizado en casa central y regional, por lo que desde ese momento se hace necesario registrar y controlar la información respecto de los Activos Fijos, tarea alojada en el Departamento de Administración y Finanzas.

En el año 2010, durante el gobierno del presidente Piñera, se genera el Decreto 315, del 9 de agosto del 2010, correspondiente al Reconocimiento Oficial de los Establecimientos educacionales, y en su Artículo 28 señala “Los establecimientos educacionales reconocidos oficialmente por el Estado estarán sujetos a la fiscalización de la Superintendencia de Educación, y para estos efectos deberán mantener permanentemente en el local escolar y/u oficina del sostenedor….” y en el punto N°14 se refiere a “Inventario actualizado del mobiliario, equipamiento, elementos de enseñanza y material didáctico.”

Para las dos razones anteriores, Modernización y Obtención de Reconocimiento Oficial, es que se contrataron como proyecto especial (duración de 10 meses) dos personas en los cargos de Analista y Administrativo, siendo este último el único que en su descripción de cargo, debía realizar el levantamiento y toma de inventario de los 104 establecimientos de la región.

Identificación de la Problemática

En supervisiones de la Superintendencia de educación y de auditores externos e internos; respecto del no cumplimiento de punto N°14 descrito en el Articulo 28 del Decreto 315; las mayores observaciones son:

• Los establecimientos no presentan el Inventario a la vista
• Los Establecimientos no tienen Inventario Actualizado
• Al revisar las dependencias, los inventarios no coinciden con lo encontrado y contabilizado en ellas.
• Existe acopio en bodega de material didáctico
• Material fungible y de Aseo faltante para el Establecimiento
• No existe control de existencias de bienes de poco valor

Es mediante esta necesidad que la Institución comienza a entender la importancia de una intervención en la mejora de los procesos de gestión de activo fijo y existencias, que no solo nos permita realizar una correcta manera de proceder, sino también mejorar los canales de comunicación entre los Establecimientos Educacionales, Oficinas Regionales y Casa Central.

2 SEMANA. DESARROLLO

Descripción del Problema

Analizando sobre el impacto que produce el mantener una mala administración de los activos fijos y existencias, se visualizan consecuencias reflejadas en el uso inadecuado, responsabilidades y malas decisiones administrativas debidas al inadecuado sistema de control interno, lo que provoca que los objetivos propuestos por la administración no se cumplan y refleje una deficiente utilización de recursos del estado.

Por otra parte la inexistencia y/o perdida de documentos que reflejan los movimientos de los activos (traslado, altas y bajas); hace que no exista control en la ubicación exacta de un bien determinado, del estado o del responsable del mismo; lo que termina siendo una perdida para la institución.

Otro aspecto relevante lo constituye el Sistema SAP-ERP que en su módulo FICO, la aplicación determinada al registro de Activos Fijos, sólo está disponible en licencia R3 para las dos personas contratadas para realizar el levantamiento de la información, siendo además de un alto costo, poco flexible y nada amigable, para poder generar la implementación para los otros actores del proceso en los establecimientos, obligando al Administrativo a repetir las visitas a los establecimientos y a repetir la tarea de levantamiento de toda la información para poder mantener actualizado el Inventario, de acuerdo a la exigencia del mantenimiento del Reconocimiento Oficial de los Establecimientos.

Árbol de Problemas:

• Incumplimiento del Plan Estratégico
• Inventario Desactualizado
• Decisiones Incorrectas
• Uso inadecuado de bienes y responsabilidades administrativas
• Incumplimiento Normativa
• Administracion deficiente de activos fijo y existencias
• Inadecuad Procedimiento de Implementación y Control Interno
• Inexistente flujo de documentación de respaldo de movimientos de activos fijos y existencias
• Sistema SAP-ERP de alto costo e inflexible
• Constataciones físicas tardías

 

Postulados para solucionar nuestra problemática

De acuerdo al volumen de activos fijos y la gran cantidad de existencias que se administran en los 104 establecimientos y los distintos departamentos de la Dirección Regional, se propone que la solución debiera estar relacionada con la descentralización de funciones.

Con la idea de descentralizar, se implementará en los Establecimientos una planill automática que les permita a los responsables del establecimiento, mantener fácilmente la información, por lo que se estudiará factibilidad de presupuesto financiero y/o HHMM del área TIC regional para su implementación.

Se debe revisar y asegurar equipamiento computacional y capacitación al personal de los Establecimientos.

Se propone un sistema de fichas de colores que les permita identificar fácilmente el procedimiento y las responsabilidades de cada uno se los responsables de este proyecto.

Al implementar estas mejoras, se podrá replanificar y dar un nuevo sentido a la dupla de analista y Administrativo contratados para este proyecto, por lo que se proyectaran visitas calendarizadas, en terreno para apoyar y orientar a los establecimientos en las tareas que deben llevar a cabo, a fin de tener éxito en el proyecto.

Métodos de Análisis

La auditoría constituye una excelente herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura organizacional disciplinada y permite mejorar procesos.

Para llevar a cabo la investigación de la primera etapa de implementación de este proyecto, se realizarán entrevistas y encuestas a una muestra de todos los estamentos involucrados en el tema.

En una segunda etapa, en un encuentro regional con la totalidad de las Directoras, se volverá a retomar el tema,

La capacitación de las personas es primordial también para el éxito de este proyecto. Los inadecuados procedimientos de Control Interno para los Activos Fijos NO conllevan al incumplimiento del plan estratégico en el Honorable Gobierno

Hipótesis: Los inadecuados procedimientos de Control Interno para los Activos Fijos si conllevan al incumplimiento del plan.

Con la información obtenida a través de la encuesta efectuada a los trabajadora, la verificación de la hipótesis del presente trabajo utilizando la prueba de e student, Esta prueba se utiliza cuando las muestras son dependientes; esto es, cuando se trata de una única muestra que ha sido evaluada dos veces (muestras repetidas) o cuando las dos muestras han sido emparejadas.

CONCLUSIÓN

Es factible de realizar este proyecto, ya que cuenta con la predisposición l cambio de todas los estamentos responsables en la materia, existen los medios necesarios y los nuevos procedimientos adecuados y además existe posibilidad de mejorarlos en la marcha de este proyecto.

Con la información oportuna y confiable, se podrá eficientar el trabajo también del área abastecimiento respecto de las compras que son realmente necesarias a los establecimientos.