El Fax Virtual En La TransmisiÓn De Archivos De Proveedores Educativos
Una de las directrices en área de la ciberseguridad son los software o métodos que deben aplicar las instituciones educativas para asegurarse de transferir los datos de los estudiantes de forma segura.
La información que las universidades, colegios o entes educativos generan es casi en un 100%, vinculada con la gestión (ponderación o valoración) de sus estudiantes y profesores.
Esta data es considerada sensible y amerita ser transmitida por soluciones robustas y seguras para proteger la privacidad de todos los involucrados.
En esta perspectiva, el fax virtual se ha convertido en una opción ideal, por ejemplo para las inscripciones de estudiantes.
La agencia Española de protección de datos promueve desde su creación ciento de mejores prácticas para evitar el robo de identidad o manipulación de datos ajenos.
Todos lo proveedores educativos tienen la responsabilidad de garantizar la seguridad de la información confidencial de sus expedientes académicos y laborales.
Por lo tanto, deben asegurarse de utilizar métodos de transferencia altamente seguros para evitar fugas de datos y a través del fax virtual en cualquiera de sus modalidades se blinda esta información.
FERPA Y LA INDUSTRIA DEL FAX VIRTUAL
En muchos países se aplica la normativa FERPA que se basa en proteger la confidencialidad de las calificaciones de los estudiantes y son los padres o representantes los que tienen o dan el derecho para tener acceso a estos informes escolares.
En este sentido FERPA deja claro que las instituciones educativas para trasmitir la data de los estudiantes deben utilizar canales que aseguren la protección de estos datos.
Los proveedores de soluciones de fax virtuales aseguran que sus funcionalidades apalanquen el cumplimiento de estos estándares de seguridad: HIPAA, FERPA, GLBA y la Norma CFR 21 en otras.
Los archivos adjuntos con datos escolares en PDF (formato de documento portátil) cumplen con la normativa ISO 32000 de intercambio de documentos electrónicos.
Los adjuntos en PDF se pueden ver e imprimir en cualquier plataforma: Mac OS, Microsoft Windows, UNIX, Linux y casi toda las móviles, evitando su modificación o alteración.
En los departamentos de telemática de muchas universidades de España se encuentran ya activo el servicio de fax virtual, por ejemplo en casi todas las universidades a distancia o virtuales, las cuales desarrollan todos sus servicios por internet.
Con este servicio la institución puede emitir y recibir de forma segura constancias de inscripción, de pago, de horarios, en fin un sinfín de documentos y únicamente:
- Los estudiantes deben tener acceso a la red o al Campus Virtual.
- Disponer de una cuenta de correo activa.
- Disponer de los dígitos que componen el número de fax virtual
- Existen solo algunas limitaciones tales como:
- El tamaño de los archivos, por lo general no debe de exceder los 2MB de tamaño
- El fax virtual no debe superar las 30 páginas y los archivos deben ser del tipo PDF, TIFF O PS.
Entonces las casas de estudios disponen del servicio de fax virtual con múltiples canales con lo cual no existen faxes extraviados y estos se almacenan electrónicamente de forma segura.
