El Proceso Administrativo, Aplicación De Sus Etapas

La administración es una herramienta que se ha dedicado al estudio de las empresas en cuanto a su estructura, organización y finalidad. También, se ha encargado de estudiar los fenómenos que competen a las organizaciones para que resuelvan los problemas que se les presentan a lo largo de su vida empresarial. Han existido muchos autores y estudiosos acerca de esto, haciendo cada uno su aportación para la innovación y replanteo de situaciones y soluciones posibles a las adversidades. Entre los más destacados nos encontramos con Henry Fayol, quien ha propuesto la aplicación de una serie de etapas a las que él llama “Proceso administrativo” y es el objeto de estudio de este ensayo.

Aquí se intentará explicar las fases de este proceso y de lo que los autores dicen y definen sobre él pues su importancia dentro de las organizaciones no es poca sino que es la herramienta principal para que se logren los objetivos trazados desde el inicio. Para los que estudiamos Administración, es importante el conocer este proceso administrativo y saberlo utilizar para desarrollarlo y emplearlo en las empresas en las que laboremos en un futuro. Por eso, en este ensayo, se hablará en concreto de lo que significa y cómo se aplica cada una de las etapas.

Asimismo, en este trabajo lo que se pretende es simplificar el concepto para entender mejor este proceso, así como la forma más fácil de aplicación e incluso llevarlo a la vida cotidiana, adaptarlo y actuar para facilitar nuestros propósitos y metas más comunes.

Desarrollo

Antes que nada, se debe definir qué es “proceso administrativo”. Para Lourdes Münch: “El proceso administrativo es la metodología básica para aplicar cualquier enfoque de administración o gestión. Es decir, el hecho de que existan nuevas corrientes administrativas, requiere para su implementación la aplicación del proceso administrativo.” (Münch, L. 2010)

En pocas palabras es la estrategia que toda empresa debe seguir para guiar sus actividades y gestiones, con el fin de que se cumplan objetivos y se priorice el porvenir de la organización. Es decir, se habla de la Administración como un proceso para enfatizar el hecho de que todos los directivos o gerentes desempeñen ciertas actividades con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Planeación

La planeación la utiliza el hombre para aplicar su inteligencia en algún asunto donde éste pudiese intervenir, ya que en cualquier momento de nuestra vida planeamos casi todas nuestras acciones a realizar. Los diferentes tipos de planes pueden ser globales, regionales o sectoriales, principalmente; sin embargo pueden existir planes de corto, mediano y largo plazo, relacionados con la economía (y la contabilidad), etc.

Por otra parte, el propósito de la planeación es en ajustar y racionalizar el proceso de la toma de decisión, puesto que para lograr buenos resultados se deben seleccionar nuevas opciones de operación. Es así, entonces, que la planeación es eficaz porque racionaliza, prevé y facilita la creatividad, por lo que interviene no sólo en el futuro, sino en el presente, para lo que existen diversas formas y técnicas para ejecutar un plan.

Gracias a la capacidad que tiene el hombre para pensar, imaginar y crear abstracciones, puede prever, predecir, prevenir y preparar; lo cual lo ayudará a prepararse para esa situación y contar con los recursos necesarios para enfrentarla o contrarrestar sus efectos, de tal manera que obtenga un beneficio. Con ello, se planea con fines de racionalidad, eficacia y trascendencia.

Organización

La organización consiste en  las funciones y las actividades funcionales, la creación de áreas, puestos, para así facilitar la coordinación del esfuerzo de todos los miembros para mayor eficiencia y manejo de los recursos. Esta también permite controlar el respeto que deben tener todas los miembros de la empresa, garantizar un espacio de tranquilidad a los miembros, no obstante maneja la actividad financiera controla los ingresos y  egresos.

Permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal. Esto quiere decir que mira el comportamiento que tienen los trabajadores en la empresa, para que sea equilibrada y haya armonía. La organización es determinante para lograr los fines que se proponen, dentro del proceso administrativo se encarga de señalar las pautas para que se logren los objetivos, pues responde a los planteamientos específicos sobre el trabajo que se realizará y la delegación de responsabilidades.

La correcta organización se caracteriza por su funcionalidad con base a su estructura, ya que está acomodada bajo un mecanismo jerárquico y de control, pues en esta etapa del proceso administrativo se busca cumplir con las metas del plan, por parte del personal; establecer las actividades necesarias para alcanzarlos.

Dirección

La dirección trata de que todos los que participan en la organización contribuyan al cumplimiento de los objetivos, en el cual influye el liderazgo, la motivación y la comunicación entre sí. Es en esta etapa donde los miembros deben tener claridad para que puedan llegar a lo que se desea, el liderazgo para que guíe y oriente a aquellos que sientan dudas.

En el proceso de dirección se debe tomar en cuenta a los miembros de la organización, motivarlos cada día a progresar, a amar su trabajo, a seguir apoyando la causa de seguir adelante con las labores, así como tener la comunicación como prioridad porque sin ella no se lograría saber lo que se quiere. El gerente debe orientar a los trabajadores, incentivarlos y motivarlos al progreso, al cumplimiento de metas, a mejorar las relaciones y ver qué tan agradable es para la comunidad trabajar con dicho líder.

La dirección es de vital importancia porque pone en marcha todos los lineamientos establecidos por la planeación y la organización, y por medio de éstas se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional, su calidad refleja el logro de los objetivos organizacionales, y por conducto de la dirección se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

La función de la dirección es un elemento del proceso administrativo que vigila el rumbo hacia donde se encamina la organización mediante la autoridad, el liderazgo efectivo, la comunicación, la motivación adecuada, así como el cambio organizacional e individual que exijan las circunstancias, con el fin de lograr la competitividad de la empresa. En pocas palabras, la dirección es el paso en el que se dirige e influye en las actividades del personal de trabajo dentro de una organización y la participación en las tareas.

Control

El control se encarga de comparar los resultados que se obtuvieron de acuerdo a los resultados que se esperaban con el fin de seguir mejorando cada día y lograr superarse. Hasta llegar más allá de eso que se quería. Este también planea medidas de corrección si en dicho caso no se llegó a conseguir el resultado que se esperaba, busca un plan que ayude a llegar a este punto. En pocas palabras mantiene la orientación al plan que tienen a seguir es decir a llegar a dicha meta, pero sin olvidar los objetivos y las jerarquías de la organización.

Conclusión

Como se pudo notar, los estudiosos del tema del proceso administrativo consideran que esta es una función con posibilidades de aplicarse en cualquier tipo de organización, desde la familia, pasando por instituciones públicas hasta las privadas y comerciales.

De igual forma, podemos notar que los procesos administrativos no han cambiado en su forma de llevar a cabo las actividades, pues las mismas estrategias que se realizan actualmente son las que se ejecutaban a principios de siglo XX. En lo personal, considero que los nuevos procesos administrativos se deben ajustar a los contextos socioculturales y tecnológicos de la actualidad y desarrollen un compromiso socialmente responsable en muchos aspectos, siempre favoreciendo el entorno en el que se desenvuelven las empresas.

Las innovaciones que se van dando conforme avanza la humanidad en muchos ámbitos (nótese el tecnológico) exige que estos procesos administrativos se vayan enriqueciendo cada vez más sin dejar de lado sus raíces y sus metodologías que han prevalecido por años. Asimismo, recalcar que el uso de las tecnologías de la información, dentro y fuera de una organización, son los detonantes de la forma en que se hacen los negocios en la actualidad.

De este modo, para cerrar con el presente estudio, considero que las investigaciones que surjan en un futuro sigan enfocando sus propósitos en aportar a la Administración nuevos enfoques y formas de aplicar el proceso administrativo y que insten a las pequeñas empresas a no dejar esto de lado, pues deben notar que el éxito empresarial llega si se tiene una buena planeación a la que le siga una organización, dirección y control adecuados.

Bibliografía

1. Münch, Lourdes, (2010), Administración. Gestión organizacional, enfoque y procesos administrativos, México, Pearson.
2. Amaru Maximiano, Antonio C. (2008), Administración para emprendedores, México, Pearson Prentice Hall.