Gestión Inteligente De Proyectos Con Inteligencia Artificial
Actualmente, nos enfrentamos a la cuarta revolución industrial (porque sí, ya está entre nosotros y si no me crees te invito a que reflexiones el por qué cada vez más los electrodomésticos que usabas ahora vienen equipados con Wifi y para qué se usan los datos que recogen sobre ti), lo que nos demanda un cambio rápido del entorno de trabajo para lograr alcanzar parte de unos beneficios significativos en el futuro. Las cadenas de suministro, los procesos de fabricación habituales se están automatizando e interconectando con otras actividades dentro de la organización a través del uso de sistemas ciber físicos (CPS), dispositivos IoT (Internet Of Things) y la computación en la nube, generando por el camino una gran cantidad de datos. El factor más determinante en el entorno de la Industria 4.0. Estos datos prometen dar respuesta a preguntas que antes no sabíamos cómo contestar y que cada vez se hacen más complejas. Sin embargo, cada vez que realizamos el ejercicio de obtener conocimiento de estos, la velocidad, veracidad, variabilidad y variedad de los datos se convierte en un problema que dificulta nuestra labor.
Nuestra manera de hacer las cosas está obligada a cambiar para adaptarse, o a morir en el olvido.
Una revolución industrial simboliza una serie de cambios radicales que influye en la sociedad, la gobernanza y la identidad humana, impulsados por la inserción de nuevas tecnologías y maneras de hacer las cosas, con la idea de generar un aumento significativo de la eficiencia y la productividad. La que nos toca vivir por estos días es la Cuarta Revolución Industrial, que comenzó en 2011 cuando se usó por primera vez el término de “Industria 4.0” en la Feria de Hannover. Desde ese momento, la serie de conceptos que se introdujeron derivaron en un interés general en la investigación académica e industrial que no ha parado de crecer desde entonces. Hasta el momento, ha sido una revolución que ha permeado casi todos los aspectos de nuestras vidas y en industrias tan dispares como la médica y la metalúrgica. En particular, este impacto está cambiando a las empresas que se decidieron a dar los primeros pasos y a allanar el camino invirtiendo en innovación digital durante la última década.
Lograr entender los cambios que se están produciendo es de vital importancia para todos nosotros. Un conocimiento detallado de los requisitos aptitudinales ayuda a rediseñar los programas de formación de las universidades y a su vez nos da luces sobre las nuevas competencias que deben tener los gestores de proyectos. No es solo cuestión de tener la información correcta, que también, sino tener personas en el equipo con aptitudes de liderazgo capaces de generar seguridad, transmitir un mensaje claro y motivar a sus equipos de trabajo. Ya que en un mundo con más información de la que se pueda digerir, la única ventaja que se tiene sobre la empresa con la que compites y a lo único que ella no puede acceder es a tu capital humano. La Industria 4.0, las políticas económicas dispares y muchas veces injustas entre países, los avances en la robótica y la continua investigación y generación de resultados a través de la Inteligencia Artificial, no hace más sino generar desconcierto sobre la estabilidad de la fuerza de trabajo.
El Covid-19 vino a acelerar el proceso de asumir los cambios que la transformación tecnológica tenía dispuestos para nosotros. El entorno ahora es totalmente distinto de lo que fue un año atrás, y ni qué hablar de hace un lustro. Es un entorno, si cabe, mucho más competitivo, donde la posibilidad de prever con mayor claridad escenarios futuros es cada vez más incierto. Ya no solo por la carencia de información y desinformación generalizada, tendencias engañosas sino también por la misma aparición de eventos casi impredecibles. Lo que deriva en que ya no solo la supervivencia de la empresa esté en juego, sino que la adquisición de nuevos clientes y mercados, y la misma gestión de proyectos sea cada vez más arriesgada, compleja e imprecisa.
Las organizaciones hoy en día deben actuar más centradas en el cliente y acelerar sus procesos internos, debido a la creciente relevancia en la digitalización y a la nada despreciable presión de la competitividad internacional y la velocidad del cambio que esto conlleva. Para lograrlo, necesitan establecer estrategias para cambiar su forma de trabajar y continuar siendo relevantes en el mercado y ajustar así sus procesos, métodos y herramientas alineadas con esta nueva estrategia.
De unos años hacia acá, se ha hecho de vital importancia para las empresas lograr alinear su cartera de proyectos con los objetivos estratégicos, y analizar los rendimientos obtenidos con el fin de maximizar el valor obtenido y equilibrar la priorización, asignación de recursos y valorar los riesgos a asumir en estos proyectos. Sin embargo, tanto el aumento en las incertidumbres que vivimos, como el replanteamiento de los objetivos, deriva en que las personas que deben tomar decisiones estratégicas sobre esta cartera de proyectos lo realicen en condiciones no aptas. Tan solo a través de la definición de criterios precisos de selección de proyectos, una organización puede alcanzar sus objetivos.
Pero no por definir estos criterios se obtiene automáticamente una reducción de la complejidad durante el ciclo de vida del proyecto. Aún tendrán en frente distintas fuentes de riesgo que influyen en su éxito (Cagno et al., 2007):
- Identificación no adecuada de los requisitos del cliente y los objetivos de la organización
- Escasa capacidad de evaluación y reconocimiento de resultados por mala medición de objetivos.
- Asignación de recursos al proyecto no adecuada.
- Replanificación y reajuste de objetivos por la evaluación del mercado
- Planificación no adecuada o falta de rigurosidad en la aplicación de procesos de gestión de proyectos, o inclusive, en algunos casos, falta de procesos definidos de gestión de proyectos.
Este escenario viene a demostrar la necesidad de replantear continuamente los procesos seguidos en la gestión de proyectos, la información necesaria para obtener una imagen clara de su evolución, una correcta evaluación del valor ganado y el cumplimiento paulatino de los objetivos. Dedicar esfuerzos a mejorar la capacidad de gestión de proyectos dirigidas a apoyar estrategias de cambio y reaseguramiento de la cartera de proyectos, llevarán a mejorar la gestión de las tareas realizadas durante las distintas fases del proyecto asegurando el rendimiento en términos de valor para los clientes, participación en el mercado y competitividad de la organización.
Una nueva tendencia en la mejora de gestión de proyectos basada en la obtención de datos y análisis con técnicas de Inteligencia Artificial, está llenando espacios cada vez más grandes en la investigación académica probando su valía y siendo incluida cada vez más en prácticas habituales de empresas (Apple, IBM, Facebook, Google o Amazon, entre muchas otras). Sin embargo, no se necesita tener ni el tamaño ni los recursos que estas empresas tienen para poder beneficiarse de esta nueva tendencia. La investigación científica ha venido demostrando que no con muchos recursos, pero sí con una idea clara de qué se quiere lograr y un conocimiento justo de las técnicas, se pueden alcanzar grandes mejoras en la gestión.
Lo que se busca a través de la investigación en gestión de proyectos no es más que el desarrollo de un conjunto de conocimientos aplicables a futuros proyectos en la industria, la cultura y los continentes [5]. Infortunada o afortunadamente (según se vea), esta rueda ya echó a andar y no hay manera de pararla. La labor conjunta entre gobiernos, empresas, trabajadores y personas del común es buscar la mejor manera de prepararnos para los cambios que no tardarán en llegar. Lo mismo para los procesos de gestión de proyectos.
Inteligencia artificial en la gestión de los proyectos
Según hemos hablado, la aparición de nuevas tecnologías tiende a provocar un gran impacto en las vidas de las personas y las maneras de trabajar. La aplicación de estas tecnologías mejorará enormemente la eficiencia en el trabajo y crearán enormes beneficios económicos, trayendo a su vez oportunidades y desafías. Por ende, entender activamente y poder aplicar nuevas tecnologías es esencial para mejorar la competitividad de las empresas.
La Inteligencia Artificial (IA) fue descrita como “El diseño y la construcción de agentes inteligentes que reciben señales del medio ambiente y toman medidas que maximizan sus posibilidades de alcanzar con éxito sus objetivos” (Russell, S. J., & Norvig, P., Artificial intelligence: A modern approach (3rd ed.). New Jersey: Pearson Education). De acuerdo con la investigación realizada por Ransbotham, S., Kiron, D., Gerbert, P., & Reeves, M.. Reshaping business with artificial intelligence: Closing the gap between ambition and action. MIT Sloan Management Review, 59(1). La brecha entre la ambición y la ejecución es grande en la mayoría de las empresas. Casi el 85% cree que la IA permitirá a sus empresas obtener o mantener una ventaja competitiva. Pero sólo un 20% de las empresas ha incorporado la IA en algunas ofertas o procesos y de ellas tan solo una de cada 20 empresas ha incorporado ampliamente la IA en ofertas o procesos.
El estudio de la Inteligencia Artificial como fuente de ayuda para la gestión de los proyectos no es un tema nuevo. En 1971 Paulson, B. C.. Man-computer concepts for project management. Dept. of Civil Engineering realizaba una investigación sobre el potencial de gráficos interactivos basados en los datos obtenidos de la gestión del conocimiento, la aplicación de técnicas de IA para soportar la elección de objetivos, planeación, programación de tareas y control del ciclo de vida de los proyectos. En aquel entonces, las principales limitaciones era lo que hoy cualquiera de nosotros puede tener al alcance de las manos, datos, poder computacional, y lugares físicos o virtuales donde almacenarlos. Ahora esperamos un impacto de la inteligencia Artificial en la gestión de proyectos.
No es la primera vez que el mundo se ha fascinado con la idea de la inteligencia artificial. Comenzó en 1954 cuando algunas de las mentes más brillantes en matemáticas, computación y física se reunieron en la Universidad de Dartmouth para discutir el potencial de los ordenadores para pensar y comportarse como los humanos. Estas ideas finalmente proliferaron en el mundo académico y en la industria prometiendo avances en todos los sectores de la economía. Una definición común de la IA es la inteligencia exhibida por las máquinas.
Sin embargo, visto desde la perspectiva de la gestión de proyectos, ¿puede una máquina llegar a remplazar el proceso de toma de decisiones y resolución de problemas, que realizan los gestores de proyectos? La respuesta a esta pregunta no es un sí o un no, si no es un cuándo. Sin embargo, la bibliografía tanto sobre la gestión de proyectos como de la inteligencia artificial suscita graves preocupaciones por sus repercusiones en las decisiones y los resultados. (Raso y otros, 2018). Aún así, hay un gran espectro dentro del cual la IA podría ayudar en nuestra labor de directores de proyectos:
- Entender y adaptarse a cambios en las metas y restricciones desde el inicio del proyecto, y rastrearlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Entender cuándo es mejor intervenir en un proyecto, a través de la identificación inmediata de medidas que podrían adoptarse (basado en datos históricos) y lograr reducir el tiempo de respuesta a problemas que se presenten.
- Gestión de la cartera de proyectos basado en disponibilidad de recursos y nivel de conocimientos y tecnología necesarios, con el fin de optimizar el valor comercial del proyecto y mejorar la gestión de los recursos de la organización.
- Optimización de calendarios para la asignación de tareas basado en la información de proyectos pasados, presentes y futuros de la organización.
- Ayuda en la toma de decisiones a los directores de proyectos, basada en el análisis previo de toda la información disponible. Disminuyendo las suposiciones e incertidumbres que deban realizarse.
- Maximizar el valor de las decisiones tomadas en la ejecución de los proyectos. No solo enfocados en el proyecto actual, sino en toda la cartera presente, pasada y futura de proyectos de la organización.
El insumo determinante para que estas ayudas se puedan materializar son los datos con los que alimentemos los sistemas. Para lograrlo, el punto de partida debe ser una clasificación organizada y consolidación de toda la propiedad intelectual de la gestión de proyectos. Las PMO (Project Management Office, o las Oficinas de Gestión de Proyectos)
Grandes empresas de ingeniería y construcción se encuentran desplegando herramientas y ayudas basadas en IA de diferentes maneras:
- Selección de proyectos
- Optimización del diseño del proyecto
- Gestión de riesgos
- Estimación de costos
- Cumplimiento de plazos
- Garantía de calidad.
- Gestión de la seguridad y salud de los trabajadores.
Sin embargo, aun hay una gran brecha entre el deseo de implementar IA en la gestión de proyectos y llevarlo a cabo. Tecnología de punta y conocimientos relevantes son necesarios, pero no se debe dejar de lado un alineamiento de la cultura, la estructura y las formas de trabajo de la organización, lo que demanda una colaboración interdisciplinaria y una toma de decisiones ágil, experimental y adaptable, basada en datos.
