Importancia del Inventario Documental pra una Empresa
Por qué tener un inventario documental
Es indudable la importancia de contar con un inventario documental en las empresas. Pese a que, de buenas a primera aparente que no tenga relevancia, ciertamente es uno de los más aspectos que cualquier empresa debe tener y administrar, esto gracias a los numerosos beneficios que le aportan al sistema de gestión documental, lo cual, permite que la empresa pueda centralizar y controlar todos sus documentos e información.
Para nadie es un secreto que cada día las empresas cuentan con un mayor número de documentación, ya sean presupuesto, solicitudes de compras, pedidos, recibos, factura, contratos, cuentas de nómina entre otros, por lo que se ha convertido en una necesidad gestionar de manera eficiente todos estos documentos e información, y convirtiéndose en una gran ventaja la custodia de documentos, el cual es un servicio que le permite a las empresas incrementar los niveles de seguridad y preservar sus archivos e información general, a través de un inventario documental.
Si aún tienes dudas con respecto a la importancia de tener un inventario documental en tu empresa, no te pierdas este artículo donde te explicamos todo al respecto.
¿Qué es el inventario documental?
El inventario documental se define como un instrumento de recuperación de información que tiene la capacidad de describir de manera precisa y exacta las series y asuntos ubicados en un fondo de documentos. Aunque este instrumento no tenga un alto grado de complejidad, el mismo se debe asumir con visión archivística y responsabilidad.
Cabe destacar que el inventario documental no tiene un único uso, esta herramienta se puede definir como multifuncional, siendo capaz de adaptar a la necesidad y el contexto que tenga cada empresa. Por ejemplo, le permite a cualquier empresa saber los documentos ubicados en el fondo acumulado, tener un control de los documentos ubicados en los diferentes depósitos, controlar los documentos recibidos de otras oficinas, clasificar los documentos a eliminar, encontrar con rapidez algún documentos, identificar documentos, entre otras cosas. Siendo así, una herramienta que se puede adaptar a cualquier necesidad y utilizarlo cuando se requiera su ayuda.
Beneficios del inventario documental
Los beneficios del inventario documental son numerosos, a continuación te nombramos los principales:
- Mayor productividad: La búsqueda y recuperación de documentos será un proceso que se podrá realizar con mayor eficiencia gracias al inventario documental el cual permite reducir de manera drástica los tiempos de búsqueda.
- Disminución de costos: Ya no será necesario contar y mantener grandes espacios donde guardar cientos o miles de archivos, estos documentos al encontrarse en un inventario documental, completamente digital, te permitirá ahorrar dinero al no tener que imprimir, fotocopiar, archivar dichos documentos.
- Ahorro de tiempo: Ahora toda la documentación será más fácil de encontrar y recuperar esto gracias a que toda la información se encuentra en el mismo repositorio con las mismas reglas de descripción, clasificación y creación.
- Mejora del ROI: El inventario documental tiene la capacidad de mejorar el ROI estos gracias a que aumenta la calidad, reduce los costos, mejora la productividad y asegura la organización de los documentos de la empresa.
- Mejorar los procesos: Automatizar los procesos indudablemente permite controlar todo el proceso relacionado con el inventario de los documentos, además mejora los tiempos de gestión y tramitación.
- Disminución de las pérdidas: Contar con un gran volumen de documentos en papel implica un riesgo a que se pueda perder, dañar, deteriorar, duplicar y los mismo no se encuentran exentos a sufrir a causa de los siniestros. La custodia de documentos permite decirle adiós al papel y preservarlos en una red donde estarán libres de cualquier peligro existente.
- Preservación de los documentos electrónicos: La tendencia se inclina a oficinas sin papeles y la creación de documentos electrónicos. Este nuevo matiz innovador permite preservar y conservar los documentos de manera electrónica.
- Personalización y seguridad: El inventario documental le ofrece seguridad a los datos críticos, siendo así sumamente importante para los ejecutivos y gerentes.
La importancia de la custodia de documentos para las empresas
Como hemos visto, el inventario documental le otorgan grandes beneficios a una empresa como lo son controlar los registros de inventario, ahorrar dinero, preservar sus documentos de manera electrónica, coadyuvando a la consolidación de la eficacia y eficiencia de la empresa.
