Inventarios A Realizar En Una Empresa
Introducción
Gerencia en coordinación con el jefe de inventarios y despachos fijará las fechas y periodicidad con la que se realizará la toma de inventario físico. Gerencia en coordinación con el jefe de inventarios realizarán el cronograma anual de inventarios para los puntos de venta y bodegas de la sucursal principal. El jefe de inventarios deberá informar a los responsables, a través de correo electrónico o memorando informativo, proponiendo la fecha y hora estipulada para realizar el respectivo conteo físico del inventario.
Desarrollo
Desarrollo del inventario; El inventario deberá realizarse siempre y cuando las bodegas y puntos de venta se encuentren totalmente organizados, arreglados y ajustados en estricto orden y limpieza. Se organizarán las bodegas de acuerdo a las referencias y /o rotación del inventario. Se depurará cada bodega y/o punto de venta con los productos de baja rotación o que se encuentren defectuosos o en mal estado. El Dpto. de gestión humana en conjunto con el jefe de inventarios, convocará al personal necesario para el tipo de inventario que sea requerido.
Solicitando con anterioridad su asistencia y disposición para realizar dicha actividad. El jefe de inventarios debe realizar previo alistamiento de las herramientas de trabajo a utilizar en la toma física de inventarios tales como; lápices, lapiceros, tablas de apoyo, hojas, y formato. El jefe de inventariaros, hará posteriormente una verificación en compañía del dpto. de facturación y aux. compras, sobre los ingresos y salidas del inventario, para confirmar que estos movimientos se encuentren totalmente actualizados e ingresados completamente.
El jefe de inventarios procederá a imprimir el formato de toma física del inventario teniendo en cuenta el tipo de inventario a realizar, ya sea; global, aleatorio, por referencias o programado. La realización del inventario; En la fecha y hora previamente programada se reunirá todo el personal en sala de juntas, para dar instrucciones finales para la realización del inventario. Se asignarán los equipos de trabajo aleatoriamente, y además se realizará la toma física en equipo por parejas, por cada bodega o punto de venta se ejecutará con dos grupos de trabajo, es decir (4 personas).
Cada equipo de trabajo siendo de dos personas, será distribuida la tarea, siendo uno quien realice el conteo y el otro quien tome nota del conteo, estado, y diligenciamiento del formato. El personal responsable tendrá a su disposición las herramientas de trabajo que sean necesarias para dicha labor; lápices, lapiceros, tablas de apoyo, hojas, formato físico, u otros. Dada la distribución de grupos se ubicarán en las bodegas y /o puntos de venta correspondientes. Cada equipo realizará el conteo físico con la plantilla otorgada para su respectivo diligenciamiento.
Llegado al caso, en que el tipo de inventario que se pretenda realizar, requiera que las bodegas realicen algún tipo de movimiento, esto se hará con la autorización del jefe de inventarios y deberá ser comunicado, esto con el fin de vigilar e intervenir la mercancía que esté teniendo algún tipo de movimiento de entrada o salida para el debido control. Dándose la instrucción de formar 2 grupos de trabajo, se requiere que el grupo 1 realice la toma de inventarios en una zona de la bodega diferente a la que realice el grupo 2, esto con el fin de verificar conteos entre ambos equipos confirmando cantidades al finalizar la actividad.
En caso de haber diferencia en los dos conteos, todo el equipo de trabajo acudirá nuevamente a realizar el conteo, con la presencia del líder de área y jefe de inventarios. Una vez que sea finalizada la toma física, los equipos de trabajo entregarán al jefe de inventarios todas las hojas de trabajo, observaciones y plantilla diligenciada completamente. El jefe de inventarios, a medida que cada equipo le va haciendo entrega de la platilla ya efectuada, podrá ir adelantando la aglutinación de datos, con el fin de avanzar en el informe final.
Todas las hojas de trabajo deben estar firmadas por las personas responsables a cargo del inventario, así como también la hora de inicio y la hora final. El jefe de inventario formalizará el ingreso de la información incluida en las hojas de trabajo y/o plantillas al listado inventario del sistema, en la opción de ingreso de conteo físico por bodega o punto de venta. Realizado el ingreso de conteo físico al inventario, el jefe encargado se encargará del archivo de esta documentación. Resultado del inventario; El jefe de inventarios ejecutará el informe de inventarios.
Este informe se realiza por bodega, en el global se relacionan todas las bodegas o puntos de venta. Con el resultado del informe se evaluarán las diferencias que arroja el informe, el cual será analizado y examinado por gerencia y jefe de inventarios para determinar la solución de dichas diferencias. Será informando a los dptos. De facturación y compras las diferencias para realizar las notas de ajuste pertinentes, con el fin de corregir y ratificar los movimientos mal realizados anteriormente. De acuerdo con el resultado de las diferencias, sean positivas o negativas.
La gerencia solicitará al jefe de inventarios el fundamento por el cual se originaron dichas diferencias, las cuales podrán ser sobrantes o faltantes en el inventario; estas diferencias se podrán realizar, siempre y cuando se cumplan los siguientes criterios: Sobrantes inventarios; Las causas por las cuales existan sobrantes en el inventario serán las siguientes: Falta de contabilización e ingreso en el sistema de facturas de compra. Inconsistencia en el despacho, enviando menos cantidad física de la facturada. Troqué de referencias, despachan una referencia y se factura otra. (En este caso se genera un faltante y un sobrante).
Entradas de producción sin ingresar o pendientes por ingresar. Devoluciones de venta sin registrar. Entradas de origen que afectan el kardex de inventario sin realizar y/o ingresar al respectivo sistema. Sobrantes justificados: Estos sobrantes, que sean originados por causas como; equivocaciones, errores u omisiones, se le realizará la entrada con su respectivo soporte según corresponda, este ingreso se debe hacer de manera inmediata, constatando la legitimidad de los acontecimientos, comprobando y exponiendo la causa de dicho omisión o error.
Sobrantes NO justificados: En caso de que existan o se generen, sobrantes sin justificación, se realizará informe de costo total de estos sobrantes y se determina destino de acuerdo si está en buen o mal estado, se realiza la entrada al sistema afectando el kardex de inventario, con las anotaciones correspondientes. Las causas por las cuales existan faltantes en el inventario serán las siguientes: Faltantes por posibles desperdicios: Cuando la receta u hoja de ruta presenten desviación en la producción y algunos insumos sean más de lo estipulado (este criterio debe ser controlado por el jefe de inventario).
Conclusión
Falta de contabilización o despacho en el sistema de facturas de venta. Inconsistencia en el despacho, enviando más cantidad física de la facturada. Troqué de referencias, se despacha una y se factura otra. (en este caso se genera un faltante y un sobrante). Devoluciones a proveedores sin registro. Salidas de origen que afecten el kardex de inventario sin realizar y/o ingresar al respectivo sistema.
