La Necesidad De Un Inventario Empresarial
Toda empresa utiliza al menos algún nivel de sistema de gestión de inventario. Los mejores sistemas de gestión de inventario no solo mantendrán el recuento de productos, sino que también proporcionarán inteligencia empresarial procesable, como la identificación de productos de bajo y alto rendimiento y el envío de notificaciones de pedidos cuando las existencias son bajas. Algunos aspectos clave como la gestión de la cadena de suministro, la logística y el inventario forman la columna vertebral de la función de entrega comercial. La explosión del comercio electrónico, el cumplimiento y la expansión de las relaciones con los socios comerciales nacionales y mundiales han creado nuevos desafíos para gestionar con precisión el inventario. Por lo tanto, estas funciones son extremadamente importantes para los gerentes de marketing y para los controladores financieros. Existen varios tipos de inventarios; tales como el inventario de material directo, el inventario de trabajo en progreso y el inventario de productos terminados donde el inventario de material directo incluye el stock de materia prima que la compañía ha comprado para su uso en la producción.
La gestión de inventario es un proceso complejo, particularmente para organizaciones más grandes, pero los conceptos básicos son esencialmente los mismos independientemente del tamaño o tipo de la organización. En la gestión de inventario, los bienes se entregan en el área de recepción de un almacén en forma de materias primas o componentes y se colocan en áreas de almacenamiento o estanterías. La materia prima, los materiales no procesados, los componentes o los ensamblajes parcialmente terminados que se requieren para construir o producir un producto son un componente principal en cualquier cadena de suministro. Estos son los componentes básicos y el punto de partida para cualquier producto final, y garantizar un suministro adecuado y una gestión adecuada de las materias primas es fundamental. Además, representan una inversión que afecta el flujo de caja y la salud financiera de una empresa, ya que el costo se acumula en el punto de adquisición y figura como un activo corriente en el balance general de la empresa. Como resultado, es importante utilizar las mejores prácticas para administrar el inventario de materias primas. Hay dos subcategorías básicas de materias primas. Los materiales directos son aquellos que se incorporan al producto final, mientras que los materiales indirectos no se incluyen en el producto final, sino que incluyen cosas como aceites, trapos, limpiadores, marcadores, guantes, material de soporte y muchos otros artículos utilizados en la fabricación de los artículos del inventario final. Ambos tipos deben incluirse en la planificación de materiales para garantizar que haya suficiente material disponible para construir el número requerido de unidades para ajustarse al puesto de ventas o proyección de ventas.
Por otra parte, el inventario de trabajo en progreso (“WIP”) se le conoce como a las materias primas que se han sacado de la tienda de materias primas y ahora están en proceso de conversión en productos finales. Estas son las materias primas parcialmente procesadas que se encuentran en el piso de producción y tampoco han alcanzado la etapa en la que se han convertido en el producto final. La idea de este tipo de inventario es que el capital que está encerrado en forma de inventario de trabajo en progreso pueda invertirse en otro lugar para lograr rendimientos mucho mejores. Luego finalmente se encuentran los productos terminados; obtenidos después de la aplicación de los procesos de fabricación en las materias primas y los productos semi-acabados que son vendibles y su venta contribuye plenamente a los ingresos de las operaciones centrales de la empresa. Para que estos tipos de inventarios se lleven a cabo efectivamente es necesario también el inventario de mantenimiento, reparación y operación (MRO) ya que es una parte crucial de cualquier negocio al analizar los suministros consumidos durante la producción que no se convierten en parte del bien terminado y no son centrales para la producción de la empresa. Increíblemente, el control de inventario de MRO puede generar ahorros y, cuando se realiza bien, una iniciativa de gestión de MRO puede también reducir el gasto de mantenimiento teniendo beneficios de una mayor productividad de mantenimiento; menor gasto indirecto de abastecimiento, negociación y adquisición de inventario, la identificación y los seguimientos adecuados.
Seguido a esto, las empresas que no han pronosticado o planeado la reposición de existencias correctamente, a menudo se quedan con grandes cantidades de existencias obsoletas en sus almacenes. El stock obsoleto es un inventario que se encuentra en el balance de una empresa como capital de trabajo vinculado con pocas promesas de un retorno de la inversión. Los excedentes de existencias obsoletas a menudo son el resultado de un producto rechazado por el mercado, una mala gestión de la previsión de la demanda a medida que cambian las etapas del ciclo de vida del producto o procesos de gestión de inventario deficientes en múltiples ubicaciones de almacén. Cuando hablamos de inventario excedente, nos referimos a artículos seleccionados de inventario que son más lentos para mover que el resto de sus productos. Las políticas de gestión de inventario tienen implicaciones de costos. Las decisiones sobre cuánto inventario mantener afectan los costos de los artículos, los costos de retención, los costos de pedido y los costos de escasez.
Al igual que existen diversos tipos de inventarios con sus aspectos respectivos, también existen varios modelos utilizados por las empresas para llevar a cabo sus inventarios. Entre ellos está el modelo EOQ que es un modelo determinista simple que ilustra las compensaciones entre los pedidos y los costos de inventario y representa la cantidad de pedido que minimiza los costos totales de tenencia y pedido del año. Adicional a este, está el modelo no instantáneo en el que la demanda se decide por acciones y en base a la escasez; en otras palabras, la tasa de acumulación. El objetivo del modelo de evaluación de precios de descuento por cantidad es utilizar el rango propuesto por el oferente y los precios de cantidad para determinar las cantidades probables de compra de artículos a lo largo del contrato que se solicita de manera competitiva. Esto ayuda a estimar de manera rápida y precisa los costos de compra de artículos. Entre otros aspectos, se encuentran los pedidos pendientes (“backorders”), que representan órdenes de compra hechas al proveedor para productos que ya están agotados desde una ubicación determinada que se atiende. El pedido pendiente es el proceso de venta de inventario que la empresa no tiene a la mano y se lleva a cabo solo cuando la demanda se captura de manera formal. Estos pedidos pendientes representan desafíos específicos en términos de optimización del inventario, ya que las unidades pendientes se asocian típicamente con un grado de urgencia proveniente del cliente.
Cabe recalcar que el inventario puede ser uno de los activos más valiosos de una pequeña empresa, lo que hace que la seguridad del inventario sea crucial en una amplia gama de industrias. El mantener el inventario seguro depende de saber lo que se tiene, dónde se encuentra y cuánto vale, por lo que es esencial contar con buenos registros. El inventario se puede proteger de varias maneras y con una serie de herramientas, que incluyen tecnología, mano de obra y sentido común simple. Sin técnicas efectivas de administración de inventario, se hace que un negocio sea más susceptible a desabastecimientos costosos y problemas relacionados. El inventario de seguridad es una pequeña cantidad excedente de inventario que tiene a mano para protegerse contra la variabilidad en la demanda del mercado y los plazos de entrega; mientras que ayuda a la protección contra picos inesperados de demanda, compensación por pronósticos de mercado inexactos y sirve como un amortiguador para plazos de entrega más largos de lo esperado. En fin, los beneficios de esta medida de seguridad están vinculados a la mitigación de problemas que podrían dañar seriamente su negocio.
Desde una perspectiva operativa, un sistema de gestión de inventario ayuda a enfrentar el desafío de asegurar que el nivel correcto de inventario esté en el lugar correcto en el momento correcto. La gestión de inventario es una colección de herramientas, técnicas y estrategias para almacenar, rastrear, entregar y ordenar inventario la cual puede hacer o deshacer un negocio. Una gran cantidad de capital, si no la mayoría del capital de una empresa está envuelto en su inventario. Los problemas con el inventario pueden contribuir a pérdidas comerciales, incluso a fracasos. La gestión adecuada de la cadena de suministro, por otro lado, puede permitir que un negocio prospere. La buena gestión de inventario logra un equilibrio entre la cantidad de inventario que entra y sale, controla el tiempo y los costos de los activos no capitalizados y las existencias, lo que permite que una empresa alcance una rentabilidad óptima. Por esa razón, es increíblemente importante controlar la entrada y salida del inventario lo mejor que se pueda para minimizar las pérdidas y maximizar las ganancias, que es donde entran en juego las técnicas de administración de inventario.
