Particularidades del Concepto de Archivo electrónico
En el siguiente estado del arte en relación a la firma electrónica, digital y longeva nos lleva a mediados de los años noventa del siglo pasado, en el cual se refleja la entrada de las nuevas tecnologías en la vida cotidiana de los ciudadanos y así en el funcionamiento ordinario de las organizaciones, hoy por hoy tanto públicas como privadas, ha generado un cambio calificado por muchos como revolucionario y ha sido el germen del nacimiento, a finales del siglo XX, de la denominada sociedad de la Información, estos cambios han impactado, administraciones públicas y privadas, que están dando los pasos necesarios e importantes para convertirse en administraciones electrónicas. Podemos ver que uno de los aspectos fundamentales para la construcción y consolidación de una administración electrónica es la debida conservación en la documentación en formato electrónico y digital, convirtiéndose en un paso importante.
En la investigación realizada se analizaron los contextos jurídicos y administrativos de origen, procedimientos, documentación y tecnológica teniendo en cuenta la Resolución como Nº 37 del 19 de diciembre de 2012 el Consejo Nacional de Archivos, que se aprueban las Directrices de la presunción de autenticidad de documentos de archivo digital propendiendo a que se deben mejorar los mecanismos técnicos utilizados para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos, esta investigación se basó también en el almacenamiento y distribución de información mediante el uso de la tecnología. Ahondando en el campo con los profesionales de la información los cuales deben estar preparados para efectuar un óptimo y eficaz diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental, trabajando con entidades que deben certificar sus sistemas de gestión de documentos electrónicos por medio de buenas prácticas como las de la ISO, buscando un cambio cultural dentro de la organización que vaya al mismo ritmo en que se producen los cambios tecnológicos.
En la investigación realizada surgen inquietudes sobre la normatividad relacionada a los documentos electrónicos y las instituciones públicas por ejemplo en chile se concluyó que si han sido emitidas pero no son conocidas ni aplicadas. Ósea crear normatividad pero no la aplican y más tampoco la conocen.
Por eso es importante cuando un artículo nos presenta datos importantes que se deben desarrollar sobre la política para el uso de firmas electrónicas y sellos electrónicos basada en certificados en la administración pública.
La implantación de un sistema de certificados, al igual que el resto de innovaciones en el plano de las TI involucra enseñar al alumno el uso de la firma digital y sus características. El sistema de certificados vendría a complementar el sistema actual gestión de cuentas de usuario pero no a sustituirlo ya que existirán casos en los que se añadiría una mayor complejidad en lugar de facilitar las cosas
La conservación de los soportes electrónicos tiende a ser vulnerable, por eso es vital importancia asegurar la preservación de los documentos y a su vez la de las firmas electrónicas para garantizar la autenticidad y permanencia de los datos, evitando la manipulación o alteración de su contenido durante todo su ciclo de vida y de esta manera permitir la valoración legal en caso de ser necesario.
El documento electrónico es Nuevo no porque sea distinto en sus aspectos esenciales de los documentos tradicionales, sino más bien en sus formalidades. Ya que buscan tener las misma características de autenticidad, fiabilidad, integridad y permanencia al documento escrito. Adicionalmente se resalta que los documentos electrónicos deben cumplir con unos requisitos para tener validez jurídico los cuales se requiere desde su creación ‘inicio’ hasta su finalidad Garanticen con respecto a los documentos electrónicos su autenticidad, integridad, originalidad y seguridad entre ellos se resalta La firma electrónica reconocida es, pues, el umbral mínimo que la seguridad jurídica impone para la producción de actos administrativos válidos y eficaces. Mediante la aplicación de servicios técnicos y administrativos de seguridad en las comunicaciones.
La preservación digital en Colombia se volvió primordial basado al conjunto de actividades archivísticas y tecnológicas como un procedimiento estratégico de planeación para allí tener fácil acceso a los documentos electrónicos entre otras herramientas digitales. Adicionalmente el Acuerdo 003 de 2015 nos reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios; cabe resaltar que los documentos electrónicos de archivo requieren el uso de la tecnología. Es necesaria la disposición de mecanismos de preservación a largo plazo, pues estos se deben conservar electrónicamente, es decir, en el mismo medio en el cual fueron originados. La preservación digital a largo plazo entonces es abordada desde el artículo 13 al 17 los cual nos resalta la conservación, los componentes que lo integran, tales como los metadatos, la firma digital, el estampado cronológico y la constancia de verificación del certificado electrónico, a través de mecanismos de neutralidad tecnológica.
Así mismo los archivos que poseen colecciones sonoras digitales pueden comenzar a aproximarse al esquema de operación y funcionamiento de un archivo digital en el cual se apliquen métodos de preservación digital sonora confiable de largo plazo y sustentable. Adicionalmente OAIS garantiza que Los datos que se incorporan en la ingesta establecen los derechos de uso del documento incorporado al archivo digital. En el archivo analógico, esta etapa corresponde al acopio de documentos sonoros cuya incorporación al archivo se realiza mediante la firma de instrumentos jurídicos en los que se establecen los derechos de autor de los documentos o colección que se incorpora al archivo.
Todos los sistemas de firma electrónica que sean admitidos en las administraciones públicas deberán cumplir con los estándares establecidos por esta normatividad para que así se den garantías sobre la integridad e inalterabilidad de los datos.
Las ventajas que ha supuesto el cambio de la tecnología tradicional a la tecnología digital, este ha traído consigo a su vez una serie de riesgos y costes derivados de la preservación digital permanente, necesarios de asumir para llevar a cabo esta transformación de forma eficaz.’
En el artículo se visualiza como la implementación del uso de la firma digital y firma electrónica tienen la capacidad de cumplir con la función de protección que la Propiedad Intelectual necesita regulando los beneficios que las leyes reconocen y establecen a favor de los autores de obras.
El texto nos permite inferir que si se establecen y cumplen las políticas para el manejo de las TIC-Tecnologías de la información y las comunicaciones, los medios electrónicos pueden resultar eficientes para la gestión de la información, ya que posibilitan una óptima interacción electrónica con los usuarios y hasta ayudan a reducir gastos a las instituciones.
La información en soporte digital se ha arraigado en las actividades administrativas de las organizaciones tanto privadas como públicas, lo cual ayudo al comienzo de la era de la archivística digital en donde cada día toma más relevancia el ciclo vital de los documentos en entornos electrónicos. Con base en esto el autor resalta la importancia de construir estrategias que permitan un óptimo control de la gestión documental electrónica en las organizaciones.
Uno de los grandes desafíos es combinar y capacitarse en la infraestructura de tecnologías y lenguajes necesaria para llevar a cabo un proyecto como el de la web semántica, que se fundamenta sintácticamente Para resaltar la importancia de los archivos electrónicos de acuerdo a su manipulación se emplea sistemas de metadatos estructurales como descriptivos con el fin de mantener la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos.
Se puede concluir la importancia de las Certificaciones Digitales ya que son archivos consistentes en datos de identificación personal o de la entidad de forma única con la relación a clave priva y/o clave pública de la persona o entidad: encamina a garantizar la seguridad de la información intercambiada.
Un aparte de la realidad y la complejidad de los sistemas de gestión y control de documentos de archivo electrónicos, más aun cuando éstos deben incorporar tanto los documentos electrónicos como los físicos por esta razón la información pública amerita estar a la disposición de todos los ciudadanos mediante el uso de las Tics, es importante esta ley que protege la información que ellos generen.
La ley sobre el Acceso e Intercambio Electrónico de Datos, Información y Documentos entre los Órganos y Entes del Estado (Ley de Interoperabilidad) decreta que es obligatorio el uso, acceso, intercambio y reutilización por medios electrónicos, de igual forma para el cumplimiento de las mismas se crea el Comité Nacional de Interoperabilidad como principal regente del desarrollo de los principios de Interoperabilidad.
Los documentos digitales de archivo, que reflejan los vínculos archivísticos y son soporte natural del cumplimiento de las funciones legalmente establecidas, deben ser tratados conforme a los principios archivísticos y un riguroso tratamiento tecnológico e informático con los más altos estándares; por su parte, deben ser gestionados por intermedio del Sistema de seguridad para dar autenticidad y preservación requerida, se utilizan estrategias de reflexión y así mismo de discusión en los sistemas de información, el cual juegan un papel importante en la preservación y protección de la información electrónica y digital basados en los derechos de autor y propiedad intelectual dando la importancia necesaria para la preservación y seguridad digital incorporando métodos como la Firma Digital para que se garantice y se evite en el caso de libros electrónicos evitar la piratería.
Así mismo el acceso en línea a la información jurídica pública propicia la igualdad y el derecho de los usuarios, para garantía de lo anterior 70 países del mundo se comprometieron y firmaron la Declaración de Gobierno Abierto para lo cual deben adoptar nuevas tecnologías y políticas para un correcto desarrollo y uso de los medios digitales que proporcionen sistemas seguros que faciliten la autenticidad y confiabilidad de la información electrónica como la implementación de firmas y certificados electrónicos que permitan preservación y acceso a los datos a largo plazo.
Finalmente se puede concluir que con la llegada del concepto de archivo electrónico el país asume la problemática de no contar legalmente con una coordinación en las entidades que garantice el acceso a la información a largo plazo y que permita que este goce cien por ciento con autenticidad y calidad. Las medidas de protección y control no se aplican debidamente para velar por la integridad de la información que se produce en los medios digitales.
