Tableros Kanban Para Gestión De Proyectos

Los gerentes de proyecto usan tableros kanban para simplificar la gestión de proyectos. Las juntas de Kanban ayudan a abordar una serie de problemas clave que pueden causar pesadillas a los gerentes de proyectos profesionales, siendo los más importantes:

• Asignación de recursos
• Gestión de flujo de trabajo
• Ineficacia

Los tableros kanban en línea de LeanKit ofrecen la funcionalidad y versatilidad para complementar o reflejar las herramientas de gestión de proyectos existentes. Con un recurso tan diverso, los equipos pasan menos tiempo aprendiendo nuevos sistemas y más tiempo cumpliendo objetivos y mejorando el proceso.

Asignación de recursos

Los gerentes de proyecto usan LeanKit para asignar recursos y asignar trabajo. Al hacer que ciertos recursos se asignen de la manera más efectiva, los gerentes de proyecto pueden evitar demoras y excedentes. Los recursos pueden incluir miembros del equipo en el sitio, equipos fuera del sitio, servicios y sistemas de terceros.

La asignación de recursos tiene lugar en tres etapas:

• Crear  elementos de trabajo
• Asignación de  trabajo a los miembros del equipo.
• Colaborar  con equipos para priorizar el trabajo.

Una vez que un proyecto comience, evalúe las prioridades rutinariamente como parte de sus esfuerzos continuos de mejora continua. Los tableros Kanban ayudan a guiar este proceso para que cada vez que un nuevo proyecto ingrese al flujo de trabajo, los recursos correctos se apliquen de la mejor manera posible.

Cuando no usar Kanban

Existen muchas soluciones de gestión de proyectos en línea , pero cada una tiene sus propias fortalezas y debilidades. Kanban no es diferente. Aquí hay algunas situaciones en las que este enfoque podría no ser ideal.

• La naturaleza abierta de Kanban los hace menos rígidos que otros estilos de gestión de proyectos, lo que puede requerir ajustes importantes para algunos equipos
• Adaptarse a menos tareas enfocadas puede ser un desafío, por ejemplo, si está acostumbrado a un enfoque de Cascada
• El proceso Kanban está destinado a ser ajustado y mejorado con el tiempo, por lo que si usted es el tipo de persona que quiere una estructura estricta que nunca cambie, Kanban podría no ser adecuado para usted

KANBAN PARA GESTIONAR EL INVENTARIO

Como empresa residencial de HVAC, la D Air Conditioning Company realiza proyectos bastante simples; sin embargo, la cantidad de proyectos que pasan por el sistema de producción y el tiempo de respuesta rápido de los proyectos crea un conjunto de desafíos que un sistema Kanban ayuda a resolver. Uno de los mayores desafíos antes de implementar un sistema Kanban era asegurarse de que el almacén estuviera lo suficientemente abastecido con los suministros y el equipo necesarios para el trabajo. Tener demasiados suministros es un desperdicio y ata efectivo extra. No tener suficiente material puede provocar un retraso. En el pasado, los artículos faltantes a menudo se compraban en la ferretería local. Este remedio; sin embargo, agregaría de 1 a 2 horas adicionales de tiempo sin valor agregado al proyecto y el precio de estos artículos fue a menudo un 40% más alto que nuestros precios mayoristas.

Para resolver este problema, desarrollamos un sistema ‘basado en extracción’ para la gestión de inventario utilizando un sistema visual Kanban. La tienda tiene entre 50 y 100 artículos diferentes, por lo que el sistema debe ser eficiente, rápido y transparente. Los artículos en el almacén se almacenan de una manera que su presencia física o falta de ellos le da al personal una señal de cuándo reordenar el artículo. En la figura 1, verá los pequeños artículos de consumo apilados uno al lado del otro. La cantidad de artículos colocados en el almacén se basa en la tasa que usamos los artículos y el tiempo de entrega de los artículos de un proveedor.

• Kanban visual de inventario:

Como regla general, reponemos el stock de materiales cuando alcanza menos del 50% de la capacidad que le asignamos en el almacenamiento. Por ejemplo, en la figura 2 puede ver dos cuadros para filtros de aire. Las cajas se abren a un lado para revelar el nivel de inventario. Cuando una caja está completamente vacía, esto le da al personal de la tienda una señal para reordenar los filtros.

• Filtros de aire como Kanban:

Según Sun Tzu, la mayoría de la batalla ya se ganó antes de comenzar la batalla 2 . En la construcción, se puede ver si tenemos éxito o no, incluso antes de comenzar el trabajo en el sitio. Una gran parte de la batalla es asegurarse de que los materiales correctos estén en el sitio para los trabajadores en el momento adecuado.

KANBAN PARA GESTIONAR CONSULTAS DE CLIENTES

La compañía de aire acondicionado D tiene tres puntos de venta en el condado de Orange. Para asegurarse de que todas las oficinas estén en la misma página, la compañía utiliza un sistema Kanban para consultas, presupuestos y garantía de los clientes. Cuando el cliente tiene una solicitud que necesita ser procesada (es decir, estimación en el hogar), el personal escribe la información del cliente y la consulta en una tarjeta Kanban. A medida que se resuelve el problema, la tarjeta se mueve al ‘tablero de meta’. La tecnología basada en la nube garantiza que todos tengan acceso a la misma información.

•  Sistema Kanban para consultas de clientes:

El tablero de Kanban ayuda a las tres oficinas a ver visualmente una lista de elementos de trabajo que deben procesarse. La junta garantiza que todas las consultas de los clientes sean respondidas una vez, por la persona adecuada, y de manera oportuna. El proceso reduce el desperdicio de comunicar el trabajo que debe hacerse y hace que el trabajo sea transparente.

KANBAN PARA GESTIONAR RFI

Siguiendo el mismo proceso que se mencionó anteriormente, la compañía también utiliza un tablero Kanban para administrar RFI y presentaciones en sus proyectos comerciales. Los RFI y la presentación son tareas que deben completarse de manera oportuna para evitar cualquier retraso en el proyecto. Usando el Kanban, el personal puede descargar su pensamiento a una lista de tareas pendientes y enfocarse en ejecutar un elemento a la vez  . El tablero Kanban permite al personal priorizar su trabajo y no olvidar ninguna tarea. La compañía ha podido documentar el tiempo de respuesta promedio de sus RFI y establecer objetivos para reducirlo.

CONCLUSIÓN

El sistema Kanban permite a la compañía: 1) mantener la cantidad correcta de existencias en el almacén, 2) realizar un seguimiento de las consultas de los clientes para que puedan ser respondidas correcta y rápidamente, 3) reducir los gastos generales de comunicación de la organización haciendo el trabajo procesos transparentes, 4) eliminar reuniones innecesarias, 5) tener una clara visibilidad del estado de la operación, 6) medir cuánto tiempo lleva completar una tarea y 7) desarrollar un nivel de estabilidad en el sistema de producción que permita la estandarización y el aprendizaje .

Desde una perspectiva de producción, en realidad solo hacemos 3 cosas: 1) construir y diseñar el sistema de producción, 2) mantener el sistema de producción en funcionamiento y 3) mejorar el sistema de producción. Un sistema estable nos permite dedicar más tiempo a mejorar el sistema. Muchas de las propiedades de Kanban nos ayudan a lograr este objetivo.

Además de los casos presentados en este blog, se puede usar un sistema Kanban para administrar: órdenes de cambio, lista de perforación, control de calidad, administración de materiales, capacitación, incorporación, etc. Recomiendo encarecidamente a otras organizaciones que usen un sistema Kanban para administrar visualmente sus procesos de trabajo

REFERENCIAS

• Wikipedia (2016). Kanban https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban
• Sun Tzu. Arte de guerra.
• Atul Gawande (2011). El Manifiesto de la Lista de Verificación: Cómo hacer las cosas bien.