Tipos De Comunicación Que Manejan Las Organizaciones Por Medio De Documentos

 La propósito de este estudio es conocer los tipos de comunicación utilizados por las organizaciones por medio de documentos, así como detallar las normas técnicas de la gestión documental estandarizada – Norma ISO, además de reconocer los tipos de archivos que tienen las organizaciones, las normas que los regulan, el perfil de los profesionales que administran el archivo, el área física y ambiental donde se almacenarán los archivos físicos y digitales, y distinguir la documentación física y tácita. Para este estudio se utilizará el método de investigación documental, apoyado con la investigación de datos en fuentes primarias y secundarias, en las cuales se enumeran los tipos de archivos y las características de su manejo. Consiguiendo como resultados diferenciar los tipos de comunicación que utilizan las empresas, y comprender las Normas ISO de dirección organizacional documental, así como también comprender los medios involucrados en el manejo de los archivos y los fundamentos sobre los cuales se diferencia la documentación física de la tácita.

INTRODUCCIÓN

La comunicación dentro de las empresas privadas o públicas es significativa, debido a que el desarrollo de actividades en cada área necesita de la autorización de un superior para transmitir la información a los demás colaboradores ya sea por medio de archivos físicos o tácitos, además de determinar el ingreso y salida de documentos que permitirán mejorar la gestión documental en la organización.

Las normas técnicas de la gestión documental estandarizada, está formada por 2 apartados: “ISO 30300. Sistema de Gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. – Específica la terminología para toda la serie de normas, los objetivos y los beneficios de un SGD e ISO 30301. Sistema de Gestión para los documentos. Requisitos. – Específica los requisitos para utilizar un sistema de gestión documental, cuando una organización quiere demostrar su habilidad para crear y controlar los documentos de sus actividades durante el tiempo que los necesita” 

El archivo es “un conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o entidad pública/privada, estos son almacenados en distintas fuentes físicas o digitales” (Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos., 2020).

Los tipos de archivo que se manejan de acuerdo con “La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos son:

• Archivo de Gestión: Contiene toda la documentación, generada por las unidades administrativas, que es sometida a continua utilización y consulta.
• Archivo Central: Custodia y administra la documentación procedente de los Archivos de Gestión que han cumplido 2 años, con excepción de la información considerada de utilidad para la unidad administrativa.
• Archivo Intermedio: Custodia y administra los fondos documentales transferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años de duración en las entidades públicas.
• Archivo Histórico: Custodia la documentación que después de pasar por un proceso de valoración secundaria adquiere el carácter de permanente” (Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, 2019).

Existen otras clasificaciones que son establecidas por el INEC en “el Manual de Archivo General y Gestión Documental, en el cual están los siguientes archivos:

• Archivos de Oficina (Activo): Documentos generados por las actividades de cada uno de los procesos y/o subprocesos. Su función es la organización y la conservación de la documentación, si su utilización es constante su permanencia será de 1 año, luego se eliminarán en el propio proceso y/o subproceso, previa evaluación por parte del director del Área.
• Archivo Pasivo: Constituyen los documentos seleccionados por cada Proceso y/o subproceso, luego de haberse realizado las clasificaciones y evaluaciones.
• Archivo Digital: Se organizan con la incorporación de tecnologías de la información y comunicación de última generación con el fin de proteger, administrar y conservar la información generada en la Institución.
• Archivo comunicacional (promocional): Se constituye por el material promocional elaborado para los diferentes proyectos, encuestas como difusión y publicidad de estas; así como aquellos soportes que den fe de la identidad institucional” (Manual de Archivo General y Gestión Documental, 2015).

Las normas de archivo que regulan los tipos de archivo de acuerdo con el Art. 6 de la normativa técnica de gestión documental y archivo: “Se establecerá y difundirá el compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban, aplicando la metodología de gestión documental y archivo que asegure su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, y el Art.7 Se expedientarán, clasificarán, registrarán, preservarán, transferirán, valorarán y cumplirán su destino final, el que puede ser baja documental o transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador para la preservación del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con la metodología establecida en la presente Norma Técnica” (Secretaria Nacional de la Administración Pública, 2016).

“El perfil de los profesionales que administran el archivo consta de los conocimientos, habilidades, destrezas y valores para planear, organizar, analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios y sistemas de información con base en la utilización de tecnologías modernas especialmente las apoyadas en la informática y las telecomunicaciones. Formación ética y debe tener la capacidad para planear, dirigir, coordinar y organizar servicios de documentación para el uso de instituciones y personas. Y por último liderar la creación de manejo y actualización de la infraestructura de información para el acceso a las fuentes del conocimiento de las instituciones y las personas” (Perfil del Archivista).

De acuerdo con el “Art. 55.- Adecuación de espacios y dotación de mobiliario la infraestructura física debe cumplir con las normas vigentes de construcción. La estructura de preferencia será en hormigón armado, con espacio adecuado, con poco costo energético y que contemple crecimiento documental. Las paredes serán lisas de preferencia y de materiales que respiren como el yeso” (Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, 2019).

En base al “Art. 58.- Monitoreo y control de las condiciones ambientales Los principales factores que generan daño en los documentos son la temperatura, humedad, luz y contaminantes atmosféricos.

Temperatura y humedad. – No existe la temperatura y humedad relativa ideal, solamente rangos y valores que ayudan a minimizar los cambios bruscos en los materiales; así una temperatura o humedad que es aceptable para un material puede ser desastrosa para otro” (Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, 2019).

RESULTADOS Y DISCUSIONES

En los apartados de las normas técnicas de la gestión documental se describen los procedimientos, responsabilidades, transparencia, trazabilidad, etc., que deben diseñar, implementar y cumplir las organizaciones con los documentos físicos, así se obtienen resultados que optimizan la calidad de la gestión documental.

Los tipos de archivos que se utilizan en las organizaciones públicas se aplican también a las privadas, la forma de almacenar la información es diferente en cada archivo ya que unos son usados continuamente, otros deben ser acumulados por 1, 2 o 3 años y luego se destruyen en el mismo proceso o se almacena años en el caso de los históricos que se vuelven de carácter permanente para la empresa.

Las normas de archivo que regulan los tipos de archivos ayudan a que la entrada, salida, interrelación y almacenamiento de documentos sea efectiva, porque si no se siguen directrices la empresa puede cruzar información errónea y deficiente a las áreas/departamentos. Por ello las normas indican la relación que debe llevar cada tipo de archivo hasta que se almacene.

Como ya se mencionó anterior mente los administradores de archivos necesitan tener destreza y habilidades para manipular la información que existe dentro de la empresa, a eso se le suma los conocimientos de planificar, organizar, dirigir y controlar que todo administrador debe tener, aquí también influye la ética del archivista de dividir y ubicar de manera correcta los archivos en su lugar de almacenamiento.

Las condiciones físicas y ambientales que involucran el almacenamiento de archivos se relacionan con distintos factores, como ya se mencionó: pueden ser físicos y ambientales, en la primera se debe considerar que la estructura sea de hormigón, la iluminación en la ubicación de los archivos, y en la segunda se debe tomar en cuenta la temperatura, debido a que la tinta puede desvanecerse si es expuesta a temperaturas muy altas o distorsionadas si los documentos se ponen en contacto con agua. En los archivos digitales los documentos también sufren amenaza, porque existen, ladrones cibernéticos, virus de computadoras y hackers que pueden robar la información, por ello es necesario que la empresa cuente con programas de seguridad digital como precaución.

CONCLUSIONES

En conclusión, el tipo de comunicación dentro de las organizaciones es formal e informal todo depende de la exigencia de los gerentes o superiores, además de manejar documentación física la cual ayuda a reforzar la comunicación formal y documentación tácita que adiciona tiempo a las actividades a realizarse porque ya se tiene un conocimiento previo de lo que se debe realizar.

En cuanto a los tipos de archivos, cada uno se diferencia por pequeños detalles, entre ellos los años que deben almacenarse, la destrucción que se puede hacer dentro del mismo proceso o necesariamente fuera de este, el periodo de utilización, etc. Es así como cada organización privada o pública almacena los archivos física o digitalmente. Además de tomar en cuenta la ubicación de estos, por los factores físicos y ambientales que pueden destruir nuestro trabajo o mantenerlo en excelentes condiciones.

Bibliografía

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• Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. (2020). Archivos Quito. Obtenido de http://archivos.quito.gob.ec/index.php/conceptualizacion-archivistica?view=terminos
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• Google Sites. (s.f.). Obtenido de https://sites.google.com/site/perfildelarchivista/tipos-de-perfiles/perfil-profesional
• Salud.gob.ec. (10 de abril de 2019). Obtenido de https://www.salud.gob.ec/wp-content/uploads/2019/10/REGLA-TECNICA-NACIONAL.pdf
• Secretaria Nacional de la Administración Pública. (15 de junio de 2016). Biblioteca Documental. Obtenido de http://181.211.115.37/biblioteca/documental/norma/norma_tecnica.pdf