Gestión de Proyectos en Empresas Pymes Colombianas

En Colombia, según Murillo y Restrepo (2016) las empresas Pymes representan el 99,5% del parque empresarial nacional, por lo cual son consideradas como la “columna vertebral de la economía moderna”, ya que sostienen el crecimiento económico a largo plazo y estimulan la expansión económica, en estudios mencionados por Guzman y Parra (2016) este tipo de empresas tienen un vínculo directo con la generación de empleo y el crecimiento del producto interno bruto (PIB) del país, no obstante, las Pymes poseen una estructura más plana, menos elaborada, con menos procedimientos y sistemas menos formales, lo que interfiere con la toma de decisiones rápidas frente al mercado y la adaptación al cambio (Franco-Ángel y Urbano, 2010); estas debilidades se relacionan con la dimensión de la empresa y los recursos económicos restringidos, que son factores que influyen en la capacidad de competitividad, los cuales limitan el crecimiento y el acceso a una amplia base de recursos, lo que se traduce en la carencia de habilidades para la gestión de proyectos, enfoque gerencial de corto plazo y poco desarrollo, además de la escasa incorporación de la innovación en sus actividades, falta de comprensión de los fundamento de la gestión de calidad y la buena administración para impulsar los procesos, así mismo la dificultad en la búsqueda de clientes y estrategias poco sistematizadas; todo lo anterior impide que las empresas Pymes que no se encuentran estandarizadas, enfrenten fácilmente retos de la nueva economía más integrada e independiente para aumentar sus posibilidades de supervivencia y crecimiento.

Por otro lado se encuentran las empresas Pymes que han analizado dichas debilidades, y como resultado han dado cuenta de la importancia de implementar una forma estructurada y estandarizada para la gestión de proyectos en las operaciones normales de la empresa y han optado por el PMI, que se refiere a un método de la gestión de proyectos que aplica como marco de referencia de los estándares aplicados por profesionales en diferentes campos y se compone de dos elementos, la ejecución de procesos y las áreas de conocimiento, de esta manera las empresas han logrado ser más efectivas mejorando su productividad interna, según Angel y Urbano (2019) la implementación del PMI en la gestión de proyectos les permitió ser más competitivas de cara al mercado y asegurar la satisfacción del cliente con la entrega de valor de productos y servicios, así como también enfrentar de manera más eficiente la incertidumbre que generan los cambios del mercado, y adaptarse más rápido a las demandas de los clientes, lo que permite una relación más estrecha y duradera a largo plazo.

Según el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (2018) la producción de una empresa promedio en Colombia es siete veces mayor a la producción de una Pyme, y de acuerdo con la Encuesta de Desarrollo e Innovación Tecnológica- EDIT- (2015-2016), solo el 21,5% de las empresas Pymes son innovadoras y el 75% de estas no lo son, así mismo, en la investigación de Tarapuez, Guzmán y Parra (2016) sobre las empresas ganadoras del premio Innova del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia, durante el periodo 2010-2013, se encuentran que las empresas que se relacionan con un entorno productivo son aquellas que a partir de los procesos de estandarización abordan los procesos de investigación, evolución y desarrollo contemplando planes estratégicos en el tema de innovación. Por lo anterior se reitera lo indispensable que es implementar procesos de estandarización en la gestión de proyectos, que permita que las empresas Pymes obtengan beneficios tales como el mejoramiento de su productividad y competitividad, disminuyendo los riesgos que representan la brecha de productividad que existe entre estas y las grandes empresas, con este objetivo, el PMI se convierte en una herramienta efectiva como ventaja competitiva.

En ese orden de ideas, se analizaron los datos arrojados de diversos artículos de investigación acerca de la caracterización de las empresas Pymes colombianas y cómo influye la implementación del PMI como proceso de estandarización en la gestión exitosa de los proyectos, de esta manera se analizaron los datos de las empresas Pymes ubicadas en las ciudad de Bogotá, que representan el 33,1% del total de las empresas colombianas según estadísticas del Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE-, 2016 y como ha influido aplicar el PMI como método de estandarización en el crecimiento de las empresas, los beneficios que ha generado y el impacto en el desempeño laboral, sin embargo, cabe denotar que los beneficios de la creación de este tipo se ven restringidos por la tasa de mortalidad en sus primeros años de vida, Marcelo Lebendiker (2015) expuso que entre el 70% y 80% de las empresas duran menos de una década ya que muchas de estas se crean por necesidad y se centran en el mismo sector tradicional lo que genera una mayor competitividad.

Se evidenció que las Pymes que implementaban procesos de estandarización presentaron un nivel de ventas de hasta 5.000 millones de pesos anuales, mientras que las empresas no estandarizadas habían disminuido sus ventas durante los últimos cinco años; en cuanto a lo relacionado con el aspecto económico de las empresas estandarizadas, los empresarios seleccionaron las variables que reconocían como de mayor impacto en el desempeño laboral, la especialización en un 30%, seguido de la competencia 18% y la tecnología en un 17%, es decir, que reconocen como una debilidad de las pymes su poco acceso a profesionales con educación superior. En lo referente a los factores externos que se relacionan con el proceso de estandarización e impactan el dinamismo de la empresa, los empresarios escogieron el apoyo y aceptación de sus productos y servicios por parte de la comunidad en 74%, el apoyo de la familia en 65% y la situación del sector económico en 63%, lo cual coincide con lo expuesto por Álvarez y Urbano (2011) cuando expresó que los factores externos o del entorno impactan en el desempeño laboral de las empresas Pymes. Adicionalmente se señaló que el 86% de los empresarios acuden a medidas de apoyo financiero como los créditos bancarios, ya que es una de las medidas que más contribuyó al dinamismo de sus empresas. En cuanto a los factores internos, se encuentran la reputación y el prestigio de la empresa 91%, el conocimiento, habilidades, destrezas 90% y las características personales del equipo fundador 89%, ya que de los profesionales que hacen parte de la iniciativa de emprender depende el desarrollo de capacidades organizativas y la estructura de la empresa, esto define como utilizar los recursos a través de los procesos con la finalidad de cumplir los objetivos.

Se debe reconocer la importancia de las Pymes para el desarrollo económico, social y humano de la región y del país, no obstante, factores que pueden denotarse como debilidades , tales como la falta de preparación empresarial, la inexperiencia de los empresarios, el no saber actuar frente a la competencia, las cargas fiscales, los recursos económicos limitados, los inconvenientes administrativos, entre otros, no permiten un crecimiento idóneo de la estructura y organización de las empresas, y todo lo anterior debido a que desde la creación de la empresa no se contemplaron llevar a cabo un proceso de estandarización que puede favorecer el acceso a la información para mejorar las condiciones después de la creación de las empresas y así mismo, crecer y prosperar; es importante considerar que la implementación de la estandarización en etapas tempranas, ofrece beneficios tales como la posibilidad de recurrir a entidades como bancos, cámaras de comercio u otras medidas de apoyo, como incubadoras o capital de riesgo, que con mayor seguridad pueden ofrecer un acceso a la financiación más amplia, aumentado los recursos para mejorar el rendimiento y el crecimiento, generando mayor facilidad de entrar al mercado, reducir los riesgos, promocionar la innovación de las actividades empresariales y por consiguiente, que las empresas Pymes continúen siendo parte de la economía en desarrollo, aumentando los porcentajes de generación de empleo. De igual forma la estandarización en las empresas permite un mayor conocimiento del negocio por parte del emprendedor, lo cual genera un impacto directo en el éxito del enfoque de la gestión de los proyectos y el crecimiento de la empresa, sumado a la experiencia previa adquirida. Como lo mencionaba Sidik (2012), el conocimiento conlleva a efectos positivos sobre la productividad y por ende a la rentabilidad.

Sin duda los principales ventajas que se obtienen con la implementación del PMI como método de estandarización en las Pymes, es reducir los riesgos y evaluar cómo afectan a los proyectos, aumentar la respuesta flexible al cambio, la independencia, una mayor aceptación de los productos y servicios en el mercado, la mejora en la experiencia general y eficiencia de la gestión de proyectos, mayor oportunidad de acceder a modelos de apoyo financiero, nuevas oportunidades de negocio y la posibilidad de ingresar exitosamente a mercados más amplios y adquirir recursos complementarios para mejorar el área de producción, el área administrativa y el área de mercadeo, lo que conlleva al crecimiento empresarial y por ende a un mejor desempeño laboral sumado al aprendizaje del equipo de trabajo, las experiencias adquiridas, la flexibilidad para responder a los constantes cambios, la posibilidad de una mayor generación de empleo para ser competitivos y sostenibles en el mercado. También es muy importante tener en cuenta los factores internos y externos para lograr la satisfacción de los clientes, ya que conocerlos, analizarlos y valorar su comportamiento frente a los procesos de estandarización que se implementen permite dar un mejor manejo de los recursos económicos, sociales y humanos para elaborar estrategias exitosas que lleguen realmente a los clientes potenciales.

Desde esa perspectiva, se identifica que la importancia de la implementación del PMI en las empresas Pymes radica en el impacto que tiene la estandarización llevando el negocio hacia una cultura de Dirección de Proyectos adoptando optimas prácticas de Gestión de tal forma manera que puedan ejecutar proyectos de manera más efectiva y puedan alcanzar los objetivos propuestos, es decir que las Pymes deben ser empresas capaces de entender lo que el cliente quiere o necesita, para luego convertir esta necesidad en uno o varios objetivos realistas, claros y medibles, entonces la ejecución de ese proyecto será mucho más factible, por lo tanto los clientes podrán verificar que el resultado del proyecto era lo esperado, reduciendo los posibles inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo, de eso se trata la estandarización en la gestión de Proyectos, adicional disminuye la mortalidad de las empresas Pymes en sus primeros años de vida.

El primer error de las Pymes es pensar que por su dimensión no se requiere un marco de trabajo estandarizado cuando en realidad cada proyecto y entorno de negocio de cada empresa han sido distintos y han incorporado variables diferentes, en ese sentido el PMI como guía en la dirección de proyectos permite que cada empresario actué de forma proactiva adaptando el Marco de Trabajo a los casos en particular; un cambio de mentalidad y la implementación del PMI permite acotar el riesgo e incertidumbre de los proyectos, no es solo cuestión de tamaño, duración, ni de presupuesto, se trata de que las Pymes promuevan el valor que aporta la Dirección de Proyectos en una gestión exitosa, obtener la credibilidad de los clientes así como el prestigio y reconocimiento de la empresa Pyme.

Así mismo lo que permite que las empresas puedan tener un modelo de apoyo financiero es que la empresa cuente con criterios de eficiencia y satisfacción de cliente, de esta manera el modelo de gestión PMI permite a los empresarios conocer detalladamente su situación actual para entenderla con el objetivo de tomar las decisiones acerca de que debe ser cambiado, mejorado o eliminado de acuerdo a buenas prácticas de gestión en sus proyectos según el PMI.