Gestión Del Tiempo Y Sus Características

Introducción

Tiene fecha de caducidad y no se puede conservar. cada minuto pasa y desaparece, no podemos reservarlo para utilizarlo cuando nosotros queramos. puesto que no puedes conservar y guardar tu tiempo, lo único que puedes hacer es utilizarlo de forma diferente para dedicarlo a objetivos realmente importantes y abandonar las cuestiones que te aportan poco valor. Cualquier actividad requiere tiempo. da igual lo que quieras conseguir, siempre necesitarás un determinado tiempo. planifica bien el tiempo que vas a consumir y cómo lo vas a consumir.

No podemos sustituir “este tiempo” por “el otro”. por este motivo, es importante plantearse cómo y con quién estamos utilizando nuestro tiempo. esto es especialmente importante en nuestras relaciones. Cuando te plantees objetivos, cuando pongas en marcha proyectos o cuando realices cualquier actividad, por pequeña que sea, tendrás que asignar un tiempo. tendremos que definir, para cada objetivo, cuánto tiempo nos llevará y en qué momento lo conseguiremos.

Desarrollo

Características del tiempo son:

• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se les asignen a las actividades diarias.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. esta es la gran paradoja del tiempo.

Características que administran eficientemente el tiempo:

• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes. es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. administrar el tiempo eficazmente, es un “don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

La administración del tiempo impacto en nuestra gestión.

Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento. el tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente. dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas. Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer.

A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.

Las personas y el cambio: hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la Posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran. y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los demás. esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hábitos en el manejo del tiempo.

Los enfoques tradicionales de administración del tiempo

la mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados por una lógica de corto plazo. estos enfoques generan hábitos de comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar.

La visión de futuro

Muestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. la existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.

Lo urgente y lo importante

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. porque la noción de organización presupone un doble significado: primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad. segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

La matriz de administración del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego ‘vivir’ el modelo propuesto.

Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidor: si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos, sobre todo, en planificar y atender lo importante.

Ejemplos

• Los problemas más comunes que tienen la mayoría de los emprendedores para administrar el tiempo son:
• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos emprendedores no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de cómo se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cual no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los emprendedores.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Algunos emprendedores se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
• En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
• Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
• Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar

Cómo obtener equipos de alto rendimiento en una empresa

Es necesario generar equipos de alto rendimiento desde el núcleo familiar, donde los padres le asignan roles asignados a cada uno de los integrantes, integrándose y siendo consientes en las actividades del hogar, acostumbrándose a una responsabilidad desde temprana edad, cuidando todo el entorno, si está funcionando el ambiente, brillando armónicamente y formando seguridad de la proyección de los líderes en formación.

En la actualidad se forman equipos de trabajo de acuerdo al tipo de proyecto, se recomienda que sean grupos pequeños, para que se incremente la comunicación y se fortalezca la empatía con cada uno de los integrantes, es importante incorporar valores que se tienen que incorporar y tener en claro respetarlo para que las habilidades de cada participante para cumplir estratégicamente los objetivos planteados estratégicamente.

¿Qué son y cómo funcionan los equipos de Alto Rendimiento?

Es importante realizar mediciones de avances y proyectar resultados, tener las características que podemos desarrollar cuando formamos parte de un equipo de trabajo, lo primero que debo de tener presente, es saber bien los objetivos específicos, convirtiéndolo en SMART (especifico, medible, alcanzable, realizable, tiempo). Para construir un trabajo en equipo efectivo y así cumplir las metas determinadas, es necesario que los miembros del grupo desarrollen o utilicen algunas habilidades personales. Acá, alguna de ellas:

• Escuchar: No solo oír a los otros, sino tomar conciencia de los sentimientos que acompañan esas ideas para no herir susceptibilidades personales. Conocer y ubicar el lenguaje verbal y el corporal (gestos y posturas), es un sabio aprendizaje para los equipos.
• Preguntar: Profundizar en los planteamientos, para conocer bien los puntos de vistas del grupo, esto fortalece la capacidad de análisis y resolución de problemas.
• Resumir: Es la mejor forma de chequear posibles dudas y hacer síntesis de los aportes propios y los de cada uno.
• Ser flexible: Desarrollar la capacidad de cambiar y negociar los puntos de vista que nutran las innovaciones, así como para asumir nuevas normas, reglas y hábitos en las organizaciones, sin que esto genere conflictos de tipo individual, de personalidad.
• Proactivo: Con iniciativa hacia la mejora, al logro. Tener una actitud positiva ante los retos, en lugar de una posición de resistencia al cambio.
• Asertivo: Es la habilidad de expresar las ideas y necesidades propias, sin atropellar las de los otros miembros del grupo.
• Abierto a la crítica: Recibir la crítica, la información de retorno, como sugerencia hacia el proceso de mejora de la organización, no como crítica o desvalorización personal. Es importante que, dentro de los procesos de interacción en los equipos de trabajo, se debe tener presente las condiciones y en ambiente donde desarrollan su acción. Por ejemplo, el espacio organizacional de una institución o empresa educativa para niños en edad preescolar, es el escenario de aquellos grupos o equipos que trabajan en ese lugar.

Formación de equipos Alto Rendimiento

Etapas de formación:

1. Formación
2. Confusión o Resistencia
3. Normalización o consolidación

La inteligencia emocional tiene una importancia en un grupo, proyectando como te llevas con los demás, incrementándola toda la vida, esto es importante fortalecer para llevar a cabo acciones inmediatas cuando un integrante, emocionalmente puede llevarnos a una situación fuera de control en un individuo, esto nace desde un núcleo familiar, en el campo laboral, en grupos formales e informales, desarrollando el sentimiento de equipo, ofrecer opciones, optimismo inteligente, con pensamiento y atención observando las emociones de los colaboradores.

Habilidades emocionales: La auto-confianza, el saber estar en los momentos difíciles, entusiasmo, auto motivación, aprendizaje a los propios errores, fijarse objetivos y metas concretas en la vida. Impactar con la comunicación. Ejemplo. Estaba un ciego pidiendo limosna y decía, por favor soy ciego ayúdenme, y casi nadie le dejaba monedas y un día paso un publicista tomo el anuncio, se lo llevo y lo cambio.

Ejemplos

CIRCO DEL SOL

El Circo del Sol es el más internacional dentro del mundo circense que recorre el planeta Tierra. Sus espectáculos tienen 90 millones de espectadores, para tener este volumen de público y este éxito se requiere de una organización profesional de altísima calidad. De ahí que sea otro claro ejemplo de equipo de trabajo de alto rendimiento.

STARBUCKS

La cadena de cafeterías Starbucks las podemos encontrar en casi todo el mundo. Y no es una cafetería al uso, es un lugar donde acomodarse y pasar un tiempo agradable. Dentro de las claves de éxito que sitúan a su equipo de alto rendimiento en lo más alto encontramos un ambiente adaptado, es decir, todos los ambientes de Starbucks están adaptados para hacer sentir cómoda a la gente, con colores y decoración que estimulan la creatividad, el trabajo y las relaciones.

APPLE

Apple es una de las grandes empresas con más éxito en los últimos tiempos. No solo se trata de su diseño e innovación. Detrás de la imagen de su fundador (Steve Jobs) hay un gran equipo que trabaja conjuntamente para que Apple sea lo que es hoy. Algunas de las claves que sitúan a esta compañía en lo más alto es el cuidado en el detalle, y para trabajar con detalle los miembros del equipo deben ser conscientes del meticuloso trabajo que hay que llevar a cabo. Calidad, la escasa variedad de productos (frente a la competencia) muestran el trabajo y la fijación por la calidad, y es que, menos es más en muchos casos.

COCA-COLA

Coca-cola es la marca de bebidas más internacional hasta la fecha. Su éxito no solo está respaldado por su fórmula secreta, sino por la formación de un gran equipo de alto rendimiento. Dentro de sus claves encontramos imprescindible la comunicación, tanto la interna, como la externa, pues coca-cola tiene un posicionamiento que invita a la “felicidad”, y entendemos que entre los miembros de su equipo también tiene que reinar.

Conclusión

el tiempo es un factor decisivo en lo que respecta a las empresas y a las personas que laboran dentro de ellas, es así que al tener las conciencias de las características del tiempo y como saber aprovecharlo dentro de la organización se tendría una mejor productividad y sin que exista los tiempos muertos en los cuales no se genera ningún valor productivo.

Los miembros compartes todo tipo de ideas y ofrecen sobre la forma de mejorar los procesos y los métodos de trabajo, poniendo en práctica unilateralmente cualquiera de sus acciones sugeridas, un ejemplo de solución de problemas, son los círculos de calidad, te enfrentas con integrantes que tienen restricción al cambio en la aportación de ideas, participando integralmente y tomar en cuenta su participación evitando un bloqueo en las actividades planteadas inicialmente, es recomendable la técnica de lluvia de ideas, para poder ubicar el plan de trabajo evitando desfasar el objetivo general e integrar al participante.

Vamos a realizar juntos por equipo, detallando las ideas, definiendo y escogiendo de manera simplificada en orden de prioridades, contemplando que sea alcanzable y de los recursos que puedo aportar, con las que son accionables y comprometidos a sacar conclusiones, sin perder el tiempo y tomando en cuenta toda retroalimentación para llevar a cabo satisfactoriamente, mejorando los procesos y los métodos de trabajo, de acuerdo a las características de los miembros del equipo, teniendo autoridad en cada uno de los integrantes, teniendo límites y atributos que funcionan indirectamente con líderes que se involucran, teniendo la capacidad de llevarnos a un buen resultado.