Trabajo Para Examen 'AuditorÍa Administrativa'

Introducción

 Los autores en los que se centrará la presente investigación son William P. Leonard y Víctor Rubio Ragazzoni y la concepción que tiene cada uno sobre la planeación dentro de la metodología de la auditoría administrativa. Ambos tienen metodologías parecidas respecto a la auditoría administrativa pero se distancian en relación a la prioridad que le dan los aspectos involucrados en la planeación. Antes de ahondar en esta cuestión repasaremos la definición de auditoría y la metodología para lograrla. 

La auditoría administrativa se define como la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades. Es en palabras de Franklin, un ejercicio de autocrítica que toda empresa debería tener para asegurarse que todas las partes tengan un óptimo funcionamiento. El autor de este libro hace énfasis en que la auditoria es la herramienta más versátil y consecuente con la realidad de una organización, esto porque involucra la capacidad de reajustar procesos que no están dando los resultados esperados, lo que requiere una mirada honesta sobre la realidad de una empresa​. “Llevar a cabo una auditoría administrativa obliga a investigar, a penetrar en lo más recóndito de su esencia para asimilar las experiencias y transfórmalas en conocimiento, para entender dónde está ubicada una organización, cómo llegó hasta allí, de dónde, partió y a dónde quiere llegar​”.

Es decir que la auditoria necesita recaudar toda la información posible, por eso Franklin también menciona la importancia del flujo de información suficiente, relevante, oportuna y veraz, ya que sin esto no sería posible configurar un plan para lograr los objetivos reales que se requieren para mejorar la organización. Un ejemplo que me parece idóneo para ilustrar a grandes rasgos este proceso es la historia de la empresa estadounidense McDonald´s. Richard y Maurice McDonald´s fueron los hermanos que en 1948 abrieron un pequeño restaurante de hamburguesas en San Bernardino, California llamado McDonald’s; pero fue Ray Croac quien tuvo la visión de crear sucursales a lo largo del país y convertirla en la empresa multimillonaria que es hoy. En la película ​“The Founder” ​(Hambre de poder) que relata la historia de McDonald´s hay un dialogo en el que se habla de lo que podría ilustrarnos de manera sencilla que es una auditoria administrativa. 

En una escena que transcurre en un restaurante al que Ray los invita a comer, los hermanos McDonald´s le cuentan cómo se les ocurrió el concepto de McDonald’s. Ellos decidieron abrir un restaurante Drive-Thru, los cuales estaban muy de moda en ese tiempo, pero rápidamente supieron identificar las deficiencias que presentaba un modelo de negocio de este tipo, descubrieron que necesitaba mucho personal, los platos terminaban siendo robados o quebrados, las órdenes no llegaban correctas ni a tiempo; por otro lado también les permitió identificar los tres productos que eran más vendidos: hamburguesas, papas fritas y refrescos. Gracias a estas observaciones decidieron cerrar el restaurante por sus elevados costos operativos y enfocarse en lo que realmente funcionaba y generaba mayor número de ventas. “Tuvimos que reconfigurar y reconstruir” Esta línea me parece que subraya lo que toda organización debe aprender a hacer una vez que son captados los detalles que no están permitiendo que se alcance todo su potencial. 

De esta manera los hermanos hicieron el modelo de negocio que es hoy McDonalds, comenzando con quitar las camareras, usar desechables, diseñar una cocina que hiciera más rápida la producción y el recorte más importante: el tiempo de espera, que solo les tomaba tres minutos entregar una orden, en vez de los treinta minutos que eran lo convencional en esa época. Hoy en día este es el sello de la comida rápida y por lo que rápidamente cobro notoriedad McDonald´s. Podemos observar como la auditoria administrativa está presente incluso como un ejercicio inconsciente cuando una persona decide replantearse la situación de su empresa y se cuestiona como puede lograr mejores resultados. Incluso podemos llegar a rastrear ejemplos de auditorías administrativas a lo largo de la historia que se hacían cuando todavía no era una ciencia. En el libro antes mencionado de Benjamín Franklin, este autor basándose en figuras que han estudiado la historia de la Ciencia Administrativa como Claude S. George Jr., Prapid N. Khangwalla y Clarence H. Hearing esboza una cronología de culturas como la egipcia, la babilonia y española que han hecho a su manera y sin concebirlo como tal, una auditoria administrativa, además de otras personas que desarrollaron el pensamiento contemporáneo de la administración actual. 

A pesar de la naturalidad con la que se circunscribe la auditoria administrativa en una organización, actualmente sabemos que existe una metodología ya establecida acerca de cuáles son los pasos para lograr una auditoria.

Metodología de la Auditoria Administrativa

 La metodología se establece como una serie de pasos a realizar para cumplir de manera ordenada y exitosa el proceso de una auditoria administrativa. Está creada en palabras de Benjamín Franklin​: “para que la ejecución se conduzca de forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados​”   afirma que también cumple con la función de facilitar al auditor los hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, es decir la identificación de la información necesaria. Los pasos de la metodología generalmente son: planeación, instrumentación, examen, informes, y seguimiento. 

A continuación se describen de manera breve cada uno de estos pasos. 

Planeación 

Es la estipulación de objetivos que requiere tanto planeación de metas, las acciones concretas para lograr las metas, por lo que requiere de una investigación preliminar. En esta se define saber la situación administrativa de la organización, revisar la literatura técnica y legal, informes de campo de trabajo. Este proceso es necesario para si es necesario reformular el planteamiento inicial y delimitar verazmente los objetivos, estrategias, acciones y perfilar futuros problemas. Franklin hace hincapié que para realizar correctamente esta situación hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos: 

• Determinar las necesidades especificas Identificar los factores que requieren atención 
• Definir estrategias de acción Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue 
• Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores 
• Especificar el perfil del auditor 
• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido 

Se puede concluir que sin una planeación adecuada resultará difícil hacer una buena auditoria, ya que de ella parten todas las estrategias, así que este primer paso es el más importante. 

Instrumentación

 La instrumentación es el segundo momento de una auditoría y se conforma una vez que sea han establecido las técnicas de recolección que mejor se estimen. Algunas de ellas son: los instrumentos de medición, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión establecida. 

Examen

Consiste recolectar las evidencias y revisarlas bajo una detallada revisión, hay que dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo. 

Informe 

La preparación del informe consiste en plasmar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Se busca que sea un informe detallado sobre la magnitud y frecuencia de los hallazgos y que se adjunten las recomendaciones con la evidencia que sustente el porqué. En el informe deberá presentar con objetividad y claridad, accesibilidad a la información en el momento que se requiera, debe ser también de utilidad y calidad y presentarse de manera lógica para que los paso resulten de fácil aplicación. 

Se busca contemplar cada aspecto que se auditó: áreas, sistemas, programas y proyectos auditados; así como la duración, alcance recursos y métodos empleados. “El informe consiste en un factor invaluable debido a que posibilita conocer las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos…” 

Seguimiento 

Este es el paso que tiene que ser mejor logrado, ya que si la auditoria cumplió con los objetivos que se trazó y encontró las deficiencias junto con los lineamientos para evitarlas, es necesario revisar periódicamente si se están implementando las recomendaciones para que no se vuelva a la situación inicial. La planeación según William P. Leonard y Víctor Rubio Ragazzoni. A continuación el presente trabajo busca identificar los puntos de encuentro y desacuerdo entre la metodología que establece William P. Leonard y Víctor Rubio Ragazzoni. En sus definiciones sobre la auditoría ambos concuerdan. El modelo de William P. Leonard es un modelo enfocado en analizar y proponer. 

La metodología que propone consta de cuatro etapas que esbozó en su libro escrito en 1991 titulado: ​Evaluación de los métodos y eficiencia administrativa​. En él afirma que el propósito de la auditoria administrativa es descubrir las deficiencias y áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias. William define a la auditoría como: “​Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales​.”  Ragazzoni establece en su Guía Práctica de la Auditoría Administrativa, escrita en 1955, que la función de la auditoria administrativa consiste en analizar las actividades que lleva a cabo una organización, para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, y comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, así como revisar el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control. 

Como es posible ver los dos concuerdan en que es una evaluación de las prácticas, objetivos y métodos de control de un organismo administrativo para un mejoramiento. William, al igual que Ragazzoni le da un peso significativo al primer paso de toda metodología que es la planeación, en su teoría se encuentra como primer momento los Planes y Objetivos, ya que si bien toda organización tiene delimitados sus objetivos en ocasiones estos no se representan de manera veraz lo que se pretende lograr o no están bien trazados los planes para lograrlo. Por eso William hace hincapié en la necesidad de que el auditor se reúna con los directivos para aclarar en primera instancia hacía donde se quiere llegar. 

La estructura organizacional también es parte de los planes y objetivos ya que involucra la revisión de cómo están distribuidas las tareas en la organizacional. Este paso busca entender la responsabilidad de empleado según su nivel en la jerarquía organizacional y línea de mando. Este análisis sirve también para asegurarse que la distribución sea funcional de manera que puedan cumplir con las metas a alcanzar. William también sugiere revisar que los lineamientos de la empresa estén realmente siendo aplicados. De manera consecuente está obligado a conocer las reglamentaciones gubernamentales para que la empresa no caiga en alguna infracción o una sanción. Después también debe comprender los procesos internos bajo los que opera una empresa es fundamental para encontrar los puntos en lo que hay oportunidades de mejorar. El auditor debe entender también los métodos de control. 

Este paso dentro de su metodología es fundamental porque nos habla de la necesidad de que toda organización cuente con los parámetros para medir los resultados alcanzados. Sin estos es imposible saber el alcance real de una producción o venta; de igual manera debe investigar las mechas de operación. Es te paso le permite conocer al auditor sobre la eficiencia de información y coordinación entre los diferentes departamentos para lograr mejores resultados. El recurso humano es una parte esencial de toda organización y estudiarlo debe ser una de sus prioridades. William afirma que estudiarlo implica saber con cuanto personal se cuenta, así como su carga de trabajo y buscar que estén bien distribuidas las tareas para lograr un mejor flujo de trabajo. 

Por último William nos habla de la necesidad de revisar las instalaciones y equipos para determinar en qué condiciones se encuentran y cuantos años de vida útil les quedan o sí es necesario adquirir equipos más modernos. Ragazzoni contempla al igual que William todos los aspectos anteriores pero de manera más superficial. En el siguiente fragmento, define qué es la etapa de planeación.” ​Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.”  Ragazzoni habla de las consideraciones que se deben tener a la hora de la planeación. Las cuales son: las características particulares de la empresa, finalidad de los trabajos y su secuencia de desarrollo (seguir un ordenamiento),estimación de tiempos para el desarrollo de cada trabajo, seleccionar el personal apto, determinación de los recursos que se utilizaran, así como los medios materiales, determinación del apoyo que el organismo social proporcionará. 

Es posible concluir que la metodología de Ragazzoni aunque parece más sencilla es también personalizada ya que considera la particularidad de cada empresa y le da prioridad al recurso humano, es decir la manera en que trabajan y su desarrollo y sobre todo si el personal es apto. William lo reconoce pero hasta el final de la planeación. Otro punto que me parece mejor en la metodología de Ragazzoni es que contempla los tiempos, lo cual William aún no desarrolla, y que hoy día sabemos que es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa 

Conclusión 

Podemos concluir que la planeación es para estos autores un proceso para recopilar la mayor información posible y así poder elaborar las acciones necesarias de auditoria, sin embargo Ragazzoni se muestra más empático y con una visión más cualitativa a la auditoría al darle el papel preponderante al capital humano. También es un pensamiento más moderno al buscar contemplar el tiempo como aspecto necesario para cuantificar los resultados. 

REFERENCIAS

• Franklin, F. Enrique Benjamín, Auditoria Administrativa. Gestión estratégica del cambio, segunda edición, Pearson Educación, Mexico, 2007 Auditoria Administrativa, Universidad Interamericana para el Desarrollo, Recuperado de: https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AD/AA/S03/AA03_Lectura.pdf Enfoque Victor M. Rubío Ragazzoni, Auditoría Administrativa, Scribd https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AD/AA/S03/AA03_Lectura.pdf